Secrétaire médical / Secrétaire médicale (H/F)

Au sein de l'établissement vous avez pour missions:
La gestion des rendez-vous médicaux et paramédicaux:

• d'organiser les rendez-vous médicaux et paramédicaux: consultations, examens, imagerie, biologie, pédicurie, dentiste, ophtalmologie, spécialistes, etc.;
• d'enregistrer les rendez-vous dans le logiciel TITAN;
• d'éditer régulièrement la liste des rendez-vous à venir, notamment la liste hebdomadaire;
• de rappeler aux équipes soignantes des rendez-vous programmés;
• de préparer les documents nécessaires aux consultations;
• d'assurer le suivi des retours de consultation et récupérer, lorsque nécessaire, les comptes rendus médicaux.
  La préparation administrative des rendez-vous
• préparer les enveloppes de rendez-vous;
• rassembler les documents utiles: ordonnance, courrier médical, carte Vitale, attestation de droits, résultats antérieurs, comptes rendus, bilans;
• vérifier que les éléments nécessaires sont disponibles avant le départ du résident;
• transmettre les informations utiles aux équipes soignantes, accompagnants ou familles selon l'organisation retenue.
  L'organisation et suivi des transports non urgents:
• la préparation des bons de transport lorsque ceux-ci sont nécessaires;
• la demande de transport auprès des prestataires;
• la vérification de la bonne réservation des transports à partir de la liste des rendez-vous;
• l'annulation des transports en cas de modification ou d'annulation de rendez-vous;
• le lien avec les transporteurs, les équipes et les familles lorsque cela est nécessaire.
  La tenue du dossier papier et informatisé de la personne accompagnée
• ranger les documents dans les dossiers papier des résidents;
• veiller à la qualité du classement et à la complétude des dossiers;
• scanner les documents et les intégrer dans TITAN;
• classer les comptes rendus d'hospitalisation, bilans, résultats d'examens, courriers médicaux et ordonnances;
• vérifier la présence des pièces nécessaires dans le dossier;
• participer à la mise à jour des informations utiles dans les logiciels métiers;
• garantir la traçabilité et l'accessibilité des informations dans le respect des règles de confidentialité.
  La préparation des entrées, sorties et admissions:
• préparer les dossiers d'entrée des nouveaux résidents;
• rassembler, classer et vérifier les pièces nécessaires;
• contribuer à la préparation des documents d'accueil;
• participer au suivi des demandes d'admission, notamment via ViaTrajectoire;
• participer à la mise à jour des tableaux de suivi des admissions;
• préparer les dossiers de sortie;
• vérifier leur complétude;
• organiser l'archivage du dossier du résident après sa sortie.
  Les courriers, transmissions et appui administratif:
• rédiger, mettre en forme et envoyer des courriers médicaux ou administratifs;
• préparer les convocations à certaines réunions de soins ou de coordination;
• rédiger ou mettre en forme des comptes rendus;
• préparer les courriers d'invitation aux projets d'accompagnement personnalisés;
• transmettre les comptes rendus ou documents aux familles selon les procédures de l'établissement;
• éditer des étiquettes résidents ou étiquettes de rendez-vous;
• mettre à jour des listes, tableaux de suivi ou documents de service;
• participer à la transmission fiable des informations entre les différents sites.
  L'archivage et gestion documentaire:
• classer et archiver les dossiers médicaux et médico-administratifs;
• organiser l'archivage des dossiers de sortie;
• respecter les procédures internes de conservation et de confidentialité;
• retrouver les documents archivés lorsque cela est nécessaire;
• participer à l'amélioration du classement et de la gestion documentaire.
  La fonction peut nécessiter:
• des déplacements réguliers entre les différentes résidences avec véhicule de service.