Assistant Administratif Polyvalent H.F (H/F)
Dans le cadre du remplacement temporaire d'une collaboratrice, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) pour rejoindre notre équipe. Au centre de l'organisation de l'entreprise, vous participerez au suivi administratif des dossiers, à la relation avec nos clients et nos formateurs ainsi qu'au bon déroulement des formations. Vous travaillerez en lien étroit avec l'équipe commerciale, la direction et les différents interlocuteurs du centre. Ce poste polyvalent s'adresse à une personne organisée, attentive et appréciant les missions variées. Vous aimez travailler en équipe, partager les informations utiles et contribuer collectivement à la bonne organisation de l'activité. Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et savez progressivement prendre en main de nouveaux logiciels. Vous disposez également de bonnes qualités rédactionnelles, vous permettant de rédiger des messages clairs, efficaces et adaptés à vos interlocuteurs, avec une attention portée à l'orthographe. Votre sens du service, vos qualités relationnelles et votre attention au suivi des dossiers vous permettront de vous épanouir dans ce poste. Une première expérience dans l'assistanat administratif, commercial serait appréciée, sans être indispensable. Une période d'accompagnement et de transmission est prévue afin de vous permettre de prendre progressivement vos marques et de vous familiariser avec nos méthodes de travail. Vos principales missions * Gestion administrative des formations - Préparer les conventions de formation, les convocations des participants et les confirmations adressées aux formateurs et partenaires; - Constituer et mettre à jour les dossiers pédagogiques; - Assurer la saisie et le classement des évaluations des participants; - Participer au suivi administratif des formations, de leur préparation jusqu'à leur clôture. * Relation clients et assistance commerciale - Accompagner l'équipe commerciale dans le suivi de certains comptes clients; - Assurer le suivi des contacts et des demandes clients; - Mettre à jour les informations dans notre base de données; - Faciliter les échanges entre les clients, l'équipe commerciale et les autres interlocuteurs du centre. * Relation avec les formateurs - Être le contact principal des formateurs pour l'organisation de leurs interventions; - Leur communiquer les informations administratives et pratiques nécessaires; - Répondre à leurs questions et les accompagner dans la préparation des formations. * Facturation - Éditer les factures correspondant aux formations réalisées; - Réunir les informations nécessaires à la facturation; - Participer au suivi des dossiers avec la direction et le service comptable. * Vie quotidienne du centre - Accueillir les clients, les formateurs et les participants, sur place ou par téléphone; - Participer à la préparation des salles et à l'accueil des formations; - Gérer le planning des salles et des formateurs en collaboration avec la direction; - Contribuer au bon fonctionnement quotidien et à la qualité d'accueil du centre.
12 Mois, Bac+2 ou équivalents, E, Assistant commercial, E, Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), E, Techniques de gestion administrative, S, Accueillir en face à face, E, Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, S, Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs, S, Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients, E, Développer l'esprit d'équipe, S, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, E, Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur, E, Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux, S, Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients, S, Planifier et organiser des réunions, S, Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.), E