Responsable réception CDD Remplacement (H/F)
Nous sommes un Cabinet d'ingénierie (MOE, AMO, Contractant Général) en immobilier pro, basé à Biarritz, actif en France pour le neuf et la rénovation. Activités principalement dans les Landes (40), Pyrénées-Atlantiques (64), Hautes-Pyrénées (65), sud Gironde (33) et partout en France pour l'AMO. VOS MISSIONS 1. Administration générale - Accueil physique et téléphonique des visiteurs - Gestion des appels, des courriels et du courrier - Classement et archivage des documents - Gestion des fournitures et des relations avec les fournisseurs 2. Gestion administrative et financière - Création et mise à jour de la base fournisseurs - Saisie des factures fournisseurs dans l'ERP GX - Dépôt des pièces comptables sur Pennylane - Émission des factures clients - Relance des règlements clients 3. Ressources Humaines - Accueil administratif des nouveaux collaborateurs - Gestion des relations avec la mutuelle - Préparation et transmission des variables de paie - Commande des titres-restaurant - Gestion des chèques vacances et CESU - Organisation des formations et suivi des financements auprès de l'OPCO 4. Santé - Sécurité - Mise à jour du Document Unique (DUERP) - Organisation des contrôles réglementaires des installations électriques. - Suivi des vérifications annuelles des extincteurs - Veille au respect des obligations réglementaires 5. Communication - Mise à jour des supports de communication (site internet, plaquettes, panneaux de chantier.) - Création de visuels sur Canva - Animation des réseaux sociaux - Organisation des événements de l'entreprise (repas de fin de chantier, inaugurations, etc.) 6. Moyens généraux et amélioration continue - Gestion administrative du parc automobile - Gestion des déplacements - Participation au développement et à l'animation des outils métier (ERP GX, KALITI.) - Participation et animation au suivi de la démarche qualité ISO 9001 MISSIONS DE SUPPORT AUX AFFAIRES - Préparation des propositions commerciales - Constitution des dossiers de consultation - Préparation des marchés et commandes - Vérification des pièces administratives avant signature des marchés, commandes et avenants - Dépôt des documents contractuels sur YOUTRUST et suivi des validations - Gestion et dépôt des documents administratifs des chantiers (DOC, DT, DICT, DAACT.) - Saisie des factures fournisseurs liées aux opérations RELATIONS DE TRAVAIL Interne (Direction & Responsables de projets) Externe (Clients, Fournisseurs/Partenaires, Cabinet comptable, OPCO, organismes de formation, Organismes sociaux (médecine du travail, Mutuelle.) OBJECTIFS DU POSTE - Garantir un fonctionnement administratif fiable et efficace - Assurer un support de qualité aux équipes opérationnelles - Contribuer à la satisfaction des clients et des partenaires - Participer à l'amélioration continue des processus - Représenter les valeurs de l'entreprise dans l'ensemble des missions confiées NOS VALEURS Simplicité, Écoute, Confiance, Engagement, Exigence COMPÉTENCES REQUISES Techniques & personnelles: - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) - Utilisation d'un ERP - Connaissances administratives, comptables et RH - Maîtrise de Canva et des outils de communication - Bonnes qualités rédactionnelles - Sens de l'organisation et gestion des priorités - Rigueur - Organisation - Polyvalence - Autonomie - Discrétion et confidentialité - Réactivité - Esprit d'équipe - Sens du service - Curiosité - Force de proposition VOS AVANTAGES: CDI 37h25, 2 mois de période d'essai renouvelable Salaire selon expérience sur 13 mois Mutuelle (famille) 100% à charge de l'employeur Tickets restaurants:13€ (50% à charge du salarié) 13 RTT Période congés annuels: 1 semaine à Noël et 2 sem. en Août Chèque vacances Chèque CESU: 100% à charge de l'employeur) Vos horaires: - Lundi à jeudi: 8h30 à 12h30 et 14h à 17h30 - Vendredi: 8h30 à 12h30 et 14h à 17h15
5 An(s) - En Assistanat de direction, En Assistanat de direction, Bac+2 ou équivalents, S, Bac+3, Bac+4 ou équivalents, S, Planification des tâches et gestion des priorités, E, Capacité d'adaptation, E, Rapidité d'esprit, E