Assistant(e) particulier(ère) du Préfet (H/F)

Vos activités principales

Assure, en lien avec un(e) agent en charge de la coordination des actions du secrétariat et un(e) secrétaire du directeur de cabinet, le secrétariat particulier du Préfet:

• Accueil téléphonique
• Gestion de l'agenda - coordination des rendez-vous
• Prise de notes - diffusion des notes, courriers et documents
• Tenue et suivi des dossiers
• Préparation des repas et réceptions (listes - plans de table)
• Préparation et le démarrage des visio-conférences
• Tenue du centre de responsabilité « frais de réception » du préfet
• Contribution à la supervision d'évènements protocolaires
• Suivi des congés des sous-préfets et chefs de services
• Élabore le tableau des permanences des membres du corps préfectoral

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Temps plein

Le poste suppose de:

• savoir hiérarchiser l'urgence des sollicitations et prioriser le travail à accomplir
• faire preuve de méthode et de rigueur dans l'organisation du travail
• faire preuve de réactivité
• savoir s'adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques
• savoir respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
• posséder des qualités relationnelles
• travailler en lien et avec les autres secrétaires
• être polyvalent(e)