Chargé de production et coordinateur administratif (H/F)

*** Ouvert au public éligible aux Clauses sociales ***
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Le(a) chargé(e) de production et coordinateur(trice) administratif(ve) occupe un rôle transversal d'appui, au service des missions, des équipes et du développement de l'agence. Il/Elle constitue une capacité de production et de coordination en soutien des consultants et des chefs de projet, qui demeurent les interlocuteurs des clients, des élus et des partenaires.
Il/Elle prend une part effective au travail des missions en cours - préparation des dispositifs, production et mise en forme des livrables, traitement des contributions, organisation logistique et sécurisation des échéances - tout en assurant le suivi administratif des dossiers, la coordination des prestataires et le respect des procédures internes. En déchargeant les équipes des tâches de coordination, de production et de suivi, elle contribue à la fiabilité, à la fluidité et à la qualité de production des missions de concertation et de conseil.

Missions principales:

1. Coordination administrative et pilotage des projets
2. Organisation logistique des temps de concertation et des événements
3. Production, finalisation et qualité des livrables
4. Contribution aux études, à la veille et aux contenus de communication
5. Appui à l'activité de formation
6. Appui au développement et aux réponses aux appels d'offres

Compétences attendues:

• Bonne maîtrise administrative, organisationnelle et documentaire;
• capacité à coordonner ou participer à plusieurs missions simultanément, avec des interlocuteurs multiples;
• maîtrise avancée des outils bureautiques (PowerPoint, Excel, Word) et respect des templates de l'agence, des tableaux de suivi et des outils collaboratifs;
• appétence pour les métiers de la communication, de la concertation et de la formation;
• capacité à travailler en lien étroit avec les consultants, les équipes internes et les prestataires, et à interagir ponctuellement avec les autres parties prenantes;
• capacité à contribuer à la production effective de livrables: comptes rendus, synthèses, tableaux de contributions, supports de présentation, documents de communication;
• rigueur dans la traçabilité, la relecture, le contrôle qualité et la gestion des versions;
• sens de l'anticipation, des priorités et de l'amélioration continue.

Profil recherché:
Le poste est ouvert avant tout sur la base des compétences et de la capacité à les transposer à nos métiers (conseil, études, communication, concertation et formation) davantage que sur un diplôme précis.

Nous recherchons une personne capable de:

• structurer, fiabiliser et faire avancer plusieurs dossiers en parallèle, dans le respect des échéances et des procédures;
• produire et mettre en forme des livrables clairs et rigoureux: comptes rendus, synthèses, notes, supports de présentation, tableaux de suivi;
• préparer, organiser et coordonner des temps collectifs (réunions publiques, ateliers, événements) en lien avec les consultants, les équipes et les prestataires;
• rechercher, trier et exploiter de l'information pour alimenter des études, des notes et des dispositifs de concertation; s'approprier des outils, des méthodes et des exigences de qualité, et gagner en autonomie au fil du temps.

Ces compétences peuvent avoir été acquises dans des contextes très différents (conseil, communication, secteur public, gestion de projet, coordination administrative, événementiel, formation.) y compris à des fonctions d'encadrement. Une formation de niveau Bac +2 à Bac +5 constitue un atout, mais une expérience professionnelle équivalente est tout aussi recevable.
Temps partiel sur la base de 3 jours par semaine (3X8). Jours et horaires à déterminer avec le(a) candidat(e).