Assistant.e de direction (H/F)

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Administrative et Financière, l'assistant.e comptable apporte une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation de la Direction et de suivi des projets comptables. Elle/il participe à l'élaboration de procédures métier, améliore et harmonise la chaîne comptable notamment en assurant une veille réglementaire régulière.

Suivi des projets et activités de la Direction:

• Rédaction de tous types de courrier administratifs
• Mise au propre et mise à jour des procédures internes
• Rédaction de comptes rendus et PV de réunion
• Renseigner et mettre à jour régulièrement les outils et tableaux de suivi des activités de la Direction (ex: garanties, régies, indices de révisions de prix, fiches de révision indicateurs d'activité, marchés en cours d'exécution, etc.)
• Renseigner et alimenter régulièrement le tableau de suivi de l'activité de la Direction
• Gestion et suivi de la Taxe de séjours de la collectivité

Suivi des ressources humaines et S.I. de la Direction:

• Suivi des congés et des absences
• Préparation et accueil des nouveaux agents au sein de la Direction (clés, droits d'accès, matériels, bureau, etc.)
• Gestion des droits d'accès à Civil Finances

Organisation de la vie professionnelle de la Direction:
-Accueil téléphonique et orientation des personnes / tiers vers la.e bon.ne interlocuteur.rice

• Organisation logistique des réunions et des missions de la Direction: réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents
• Organisation des déplacements de la Direction: réservation de moyens de locomotion
• Conception et mise à jour de l'annuaire de la Direction
• Gestion du stock des fournitures de bureau de la Direction
• Gestion des demandes techniques des locaux de la Direction
• Suivi des commissions et instances délibératives de la Commune en lien avec les activités de la Direction
• Veille juridique et archivages des commissions et instances délibératives de la Commune en lien avec les activités de la Direction
  Communication régulière en interne et en externe