Assistant administratif (H/F)

• Finalité de la fonction et missions:

Sous la responsabilité du responsable du service, vous assurez la gestion administrative et intervenez en véritable support des services Patrimoine et Ressources Humaines.

Votre mission sera répartie à parts égales entre le service Patrimoine et le service Ressources Humaines.

A ce titre, après une période de formation à nos méthodes et nos outils, vous prenez en charge les missions suivantes:

Patrimoine:

• Assurer le suivi administratif et budgétaire des travaux, des contrats et marchés à bon de commande (factures, avoirs,.)
• Réaliser le secrétariat et les travaux administratifs du service (gestion des agendas, comptes-rendus, réponse aux demandes d'information / courriers,.)
• Gérer le suivi administratif des sinistres (courrier de déclaration, centralisation et transmission des pièces administratives, suivi de l'avancement)
• Effectuer le montage administratif des dossiers de travaux (gros entretiens / grosses réparations et des dossiers spécifiques en appui à l'équipe):
• Participer au montage des dossiers de gros entretiens et des dossiers spécifiques sur l'aspect administratif (rédaction et envoi des bons de commande.)
• Assurer le suivi budgétaire des opérations (engagements, facturation, suivi comptable)
• Suivre les opérations sur l'aspect juridique (montage des dossiers de dommage-ouvrage, suivi des sous-traitants,.)
• Mettre à jour des données patrimoniales dans l'outil BIM (outil de modélisation du patrimoine): mise à jour des travaux réalisés et transmission à notre sous-traitant
• Assurer le suivi des diagnostics règlementaires (mise à jour des bases de données)
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi d'activité

Ressources Humaines:

• Rédiger les contrats de travail et les avenants des collaborateurs, à partir de nos trames juridiques, sous la supervision de la DRH

• Créer et mettre à jour le dossier administratif des collaborateurs

• Mettre en forme les offres d'emploi et diffusion

• Assurer la gestion administrative de la formation: demande de devis, mise en signature et transmission des conventions de formation, réservation des salles, convocations des collaborateurs, suivi de la facturation, classement des attestations de formation.)

• Planifier et organiser les rendez-vous du service

• Assurer le secrétariat du service et la gestion administrative

• Diffuser les notes de service

• Mise à jour des tableaux de bord de suivi d'activité

• Profil requis pour le poste:

Idéalement de formation Bac +2 en assistanat de direction, vous avez démontré dans vos expériences antérieures de solides capacités d'organisation, de la rigueur et un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité. Une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans une fonction d'assistant(e) de direction ou d'assistant(e) polyvalent(e) dans une petite entreprise est indispensable.
Vous êtes passionné(e) par le secteur de l'immobilier et de la construction ? On vous décrit comme une personne consciencieuse, discrète, autonome et organisée ? Alors n'hésitez plus, transmettez votre CV !

• Rémunération et conditions de travail:

Rejoignez notre aventure polygonienne !

Vous bénéficierez d'une politique de rémunération attractive sur 13 mois, de l'épargne salariale et les avantages de notre CSE (chèques vacances, réduction sur différentes prestations ou produits.)
Nous vous proposons une amplitude de travail du lundi au vendredi, un cadre de travail agréable et une ambiance conviviale où l'entraide et le partage sont au cœur de nos valeurs.