Responsable Adjoint(e) de Site H/F
Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif de direction (h/f) pour une prise de poste en septembre 2026 avec une période de passation d'un mois. Contrat prévu jusqu'à mai/juin 2027. Vos missions. Gestion de l'agenda et des plannings. - Optimiser les agendas et les plannings des responsables et équipes. - Anticiper les contraintes organisationnelles. - Coordonner les emplois du temps des collaborateurs. Organisation des réunions, déplacements et événements. - Organiser et assurer le suivi des réunions (CODIR, comités, séminaires...). - Gérer la logistique, les convocations et les déplacements professionnels. - Préparer les supports et la documentation nécessaires. - Organiser les "Matinales" d'équipe: définition des thèmes, fréquence et populations cibles. - Participer à la conception et au déploiement d'une nouvelle architecture Teams afin d'optimiser les espaces collaboratifs. Gestion administrative et documentaire. - Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des documents administratifs. - Garantir l'accessibilité et la confidentialité des dossiers. - Préparer et mettre en forme des rapports, présentations et documents divers. - Administrer et faire évoluer la plateforme SharePoint dédiée à l'Ingénierie Industrie. - Mettre à jour les CV des collaborateurs et assurer les relances nécessaires. - Actualiser les présentations de la Direction Ingénierie. Gestion des entrées et sorties de collaborateurs. - Gérer les commandes liées à l'accueil des nouveaux collaborateurs. - Suivre les réaffectations de matériel informatique et les résiliations de lignes téléphoniques. Gestion administrative des bureaux d'études. - Contrôler et vérifier les pointages des collaborateurs. - Rédiger et suivre les lettres de commande des bureaux d'études. - Gérer les commandes via SAP. - Assurer le suivi des dépenses. - Effectuer les remontées d'affaires et créer les missions dans les outils dédiés. Gestion financière et facturation. - Demander l'ouverture des différentes phases projets auprès du service gestion. - Assurer le suivi des cycles de facturation. - Produire et suivre les indicateurs d'activité via Power BI. Gestion des fournitures et équipements. - Gérer les commandes de fournitures et consommables. - Assurer le suivi des approvisionnements. Optimisation des processus et projets transversaux. - Participer à l'harmonisation et à l'amélioration des processus internes. - Contribuer à la préparation de la feuille de route 2026-2027 Profil recherché. - Bac +2/3 en assistanat, gestion ou équivalent. - Expérience confirmée en assistanat de direction. - Bonne maîtrise du Pack Office, Teams et SharePoint. - La connaissance de SAP et Power BI est un plus. - Rigueur, autonomie, discrétion et sens de l'organisation. Conditions. - Remplacement congé maternité - Margny-lès-Compiègne (60) - 2 700 € brut mensuel - 37h/semaine avec RTT - Déplacements ponctuels à prévoir sur le site de Tremblay-en-France (93). Vous souhaitez rejoindre un environnement dynamique et contribuer au bon fonctionnement d'une direction stratégique ? Postulez dès maintenant !
5 An(s)