Secrétariat de direction et des études (H/F)
RESPONSABILITÉS:
L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique département Génie biologique (F/H) au sein de la direction administrative de site IUT (DAS IUT) - Poste temporaire, à temps incomplet (50%) ouvert dans le cadre d'un CDD.
Au sein d'une équipe de 2.5 personnes, et sous la responsabilité du chef de département et de la direction administrative de site, le/la secrétaire pédagogique de département contribue aux missions du pôle secrétariat de département.
Activités principales:
• Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance.
• Être l'interface entre les étudiants et les enseignants.
• Gérer les conventions de stages des étudiants avec l'outil métier dédié en fonction du calendrier des stages.
• Gérer le contrôle d'assiduité des étudiants et le suivi des pénalités d'absence.
• Saisir les notes, éditer les PV de jurys.
• Afficher les résultats et éditer les relevés de notes.
• Assister aux réunions du département et en rédiger les relevés de conclusions.
• Réceptionner les commandes de fournitures et assurer une assistance aux enseignants et intervenants.
• Assurer un appui à l'événementiel en tant que de besoin.
Contraintes particulières:
Pics d'activité prévisibles et réguliers;
Informations complémentaires:
Catégorie et corps: C - Adjoint
Emploi-type REFERENS III: Adjoint-e en gestion administrative - J5X41
Structure d'affectation et localisation: DAS IUT – dpt génie biologique – Campus de La Garde
Hygiène et sécurité: Travail sur écran >4H par jour
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD: 787,50 €
Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l'université.
Date de prise de fonctions souhaitée: Dès que possible
Date de fin de contrat pour les agents contractuels: 31/08/2027
PROFIL RECHERCHÉ:
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel: CAP/BEP
Connaissances:
• Techniques d'accueil, de gestion administrative et de secrétariat
• Fonctionnement administratif universitaire
• Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, stages, jury)
• Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)
Compétences opérationnelles:
• Accueillir les populations concernées
• Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
• Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)
• Utiliser les logiciels métiers Apogée, Hyperplanning,
• Utiliser les outils de communication (intranet, intern
• et, mail)
• Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
• Travailler en équipe
• Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie
Compétences comportementales:
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Sens du service public
• Disponibilité
Date limite de candidature: 23/08/2026
Débutant accepté