Responsable du traitement des archives H/F

RESPONSABILITÉS:

Activités principales:

1. Assurance de la conformité juridique et réglementaire
   • Veille législative et réglementaire
   • Respect des normes archivistiques
2. Analyse et évaluation des besoins documentaires
   • Analyse des flux documentaires: Étudier les types de documents, leur cycle de vie et leur volume pour adapter la gestion électronique.
   • Identification des documents à archiver: Sélectionner les documents pertinents pour l'archivage en fonction des exigences légales, organisationnelles et stratégiques.
3. Organisation et classification des documents
   • Définition d'une structure de classement: Concevoir des classifications et des taxonomies pour organiser les documents de manière logique et efficace dans le système GED/BPM.
   • Indexation des documents: Veiller à ce que les documents soient correctement indexés avec des métadonnées (date, auteur, type, etc.) pour en faciliter la recherche et l'accès.
4. Mise en œuvre de la gestion documentaire électronique
   • Conception et paramétrage du système GED/BPM: Participer au choix et à la configuration de la solution GED/BPM en s'assurant qu'elle répond aux besoins d'archivage.
   • Migration des documents physiques et numériques: Assurer la numérisation et l'intégration des documents dans le système électronique tout en garantissant leur authenticité et intégrité.
5. Sécurité et gestion des accès
   • Contrôle des accès et des droits d'utilisation: Mettre en place des politiques de sécurité pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder ou modifier les documents sensibles.
   • Gestion des copies de sécurité
6. Préservation et gestion des archives à long terme
   • Conservation des archives
   • Gestion de l'obsolescence des supports
7. Formation et sensibilisation des utilisateurs
   • Formation des utilisateurs
   • Sensibilisation à la gestion documentaire
8. Audit et amélioration continue
   • Contrôles de qualité
   • Amélioration des processus.
9. Gestion des processus métier (BPM)
   • Optimisation des processus métier: Dans un projet BPM, l'archiviste peut intervenir pour optimiser les processus liés à la gestion des documents et s'assurer que les flux de documents sont intégrés efficacement dans les processus automatisés.
   • Analyse des processus documentaires: Participer à l'analyse et à la modélisation des processus documentaires dans le cadre de la gestion des processus métier.
10. Suivi et reporting
    • Suivi des performances: Mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l'efficacité du système GED/BPM.

PROFIL RECHERCHÉ:

Savoirs:
• Définir et appliquer les règles d'archivage;
• Règles et principes du classement et de l'analyse archivistique;
• Outils informatiques;
• Connaissance appréciée de l'environnement de la recherche de l'enseignement supérieur et des enjeux;
• Organisation et fonctionnement des universités;
• Culture administrative.
Savoir-faire:
• Structurer et retrouver l'information;
• Utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques;
• Évaluation et priorisation des besoins;
• Structuration de tableaux de bord pour le suivi de l'activité;
• Travail en équipe;
• Définition et mise en œuvre de procédures et de règles.
Qualités:
• Capacité forte d'adaptation;
• Sens de l'observation, de l'organisation et d'autonomie;
• Rigueur / fiabilité;
• Discrétion, capacité à respecter la confidentialité;
• Sens relationnel et esprit de collaboration;
• Sens du service public.

Conditions de travail:
📆 Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires et contractuels (détachement ou CDD de 12 mois)
🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
🩺 Mutuelle MGEN avec la participation employeur à hauteur de 50%
🎓 Politique de formation interne développée
📍 Poste basé à Cergy (95)
🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel
Rémunération:
· Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie A/IGE): entre 2100€ et 2500€ net par mois.