Assistant administratif H/F (H/F)
Secrétariat administratif - Accueil physique et téléphonique des administrés, entreprises et partenaires. - Gestion du courrier entrant et sortant. - Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes, comptes rendus et arrêtés. - Classement et archivage des dossiers. - Gestion des agendas, prises de rendez-vous et organisation des réunions. - Suivi des tableaux de bord et des outils administratifs. Assistance des services techniques - Suivi administratif des demandes d'intervention et travaux. - Suivi des devis, factures et marchés publics simples et contrats. - Utilisation du logiciel de suivi des demandes traitées par les Services Techniques. (Kanlab) - Élaboration de projets d'aménagements localisés. - Gestion des demandes liées aux équipements communaux et à la voirie. - Mise à jour des registres et des documents réglementaires. - Interface avec les entreprises prestataires et les services extérieurs. - Réception et suivi des demandes. Réception et suivi des demandes d'urbanisme En complémentarité avec l'agent en charge de l'urbanisme, - Réception des demandes d'autorisation d'urbanisme: Permis de construire, déclarations préalables, certificats d'urbanisme, permis d'aménager, etc. - Vérification de la complétude des dossiers. - Transmission des dossiers au service instructeur. - Suivi des délais réglementaires. - Accueil et Information de premier niveau aux administrés sur les démarches d'urbanisme. Activités complémentaires - Comptes rendus de réunion. - Mise à jour des bases de données et logiciels métiers.
Débutant accepté, Bureautique et outils collaboratifs, S, Rédaction d'écrits professionnels, S, Utilisation de logiciels spécialisés, S, Gestion des emails, S, Environnement administratif, institutionnel et politique, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Classer des documents, S, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, S, Répondre aux demandes d'information internes et externes, S, Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie, S, Maintenir à jour les dossiers administratifs, S, Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.), S, Mettre en forme un document, S, Assurer la confidentialité des données, S