Assistant / Assistante de gestion administrative

Dans ce rôle, vous serez un élément clé de notre organisation, en assurant le bon fonctionnement des opérations administratives. Vous contribuerez à créer un environnement de travail efficace et organisé.

Missions principales (liste non exhaustive):

• Saisie des factures: récupérer et enregistrer intégralement les factures;
• Réalisation de tableaux de chiffrage: établir et mettre à jour régulièrement des tableaux de synthèse.
• Gestion de la partie archivage du bureau: vérification des contrats (édition conforme, signature complète) et contrôle.
• Traitement des navettes courrier (en collaboration avec la Chargée du Pôle): récupération et gestion de l'ensemble des courriers transmis par navette, tri et transmission aux services concernés.
• Saisie du compte rendu hebdomadaire. Mission à valider avec la RH et la responsable.
• Assurer la polyvalence au sein du service
• Traiter les appels téléphoniques du service;
• Traiter les mails;
• Traiter les demandes: en lien avec la responsable ou son adjointe, évaluer les urgences;
• Enregistrer les entrées et sorties dans l'outil informatique du service;
• Actualiser les données.

Compétences et qualités requises:

• Maîtrise des outils bureautiques (pack office) indispensable.
• Sens de l'organisation et rigueur
• Respecter la confidentialité des dossiers
• Bonne communication écrite et orale
• Goût pour le travail en équipe
• Capacité à faire preuve d'autonomie, de discernement et de réactivité.