Secrétaire polyvalente H/F
RESPONSABILITÉS: Au sein de l'UFR Arts, Lettres et Langues de Nancy et sous l'autorité de l'adjointe à la responsable administrative, vous assurez la gestion administrative du secrétariat de département en lien avec les enseignants et enseignants-chercheurs. Vos missions principales: • Gestion des emplois du temps: préparation des tableaux en lien avec les équipes pédagogiques, saisie et mise à jour dans l'outil ADE • Gestion des heures complémentaires: recrutement des vacataires d'enseignement, suivi et paiement des heures, alimentation des bases ARENA et ALISSE • Gestion des emplois étudiants: diffusion des offres, organisation du recrutement, saisie et suivi dans ARENA et AMBRE • Gestion administrative courante: opérations de gestion en lien avec les équipes pédagogiques, demandes de devis, élaboration des bons de commande, relations fournisseurs, organisation logistique des réunions et comités de sélection • Accueil et support: accueil, information et orientation des personnels et usagers, classement et archivage des documents, participation à la continuité de service, aux examens, JPO et événements de l'UFR PROFIL RECHERCHÉ: Vous assurez la gestion administrative pédagogique au sein du secrétariat de département, en lien étroit avec les équipes enseignantes. • Formation / compétences techniques: connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat, maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et appétence pour les logiciels de gestion • Organisation: capacité à gérer les priorités, planifier les activités et respecter les échéances • Rigueur et fiabilité: sens du suivi, savoir rendre compte de son activité à la hiérarchie • Travail en équipe: aptitude à collaborer avec les équipes pédagogiques, les services de l'UFR et les partenaires internes • Relationnel: sens du service public, bonne communication orale et écrite, sens de l'accueil • Adaptabilité: capacité à faire face aux pics d'activité (rentrée, examens) et à la diversification progressive des missions Si cette offre d'emploi vous intéresse, n'hésitez pas à envoyer votre candidature avant le 13 Août.
Débutant accepté