Secrétaire Commerciale Automobile (H/F)

Vous êtes en charge des missions suivantes:
Accueil de la clientèle / des fournisseurs / tenue du standard téléphonique,
Facturation / encaissement,
Gestion et suivi de dossiers spécifiques à un secteur d'activité: vente de véhicules / après-vente / marketing.,
Application des procédures qualité en vigueur dans l'entreprise.
Réalisation d'activités de secrétariat:
o Tenue de planning / prise de rendez-vous,
o Frappe de documents / de courriers / enregistrement de données,
o Classement / archivage,

Extensions possibles dans la qualification:
o Enregistrement et traitement d'opérations comptables,
o Vente de prestations, produits et accessoires,
o Gestion de plusieurs ou de l'ensemble des dossiers spécifiques aux secteurs d'activité de l'entreprise.

Tâches principales:
Traitement des nouveaux dossiers VN client:
o Contremarquer les nouvelles commandes au nom du client.
o Saisir les acomptes en comptabilité.
o Envoyer la lettre de confirmation de commande accompagnée de l'original du bon de commande et de la notice concernant les papiers à apporter le jour de la livraison.
o Commander les voitures sur le logiciel
o Tenir à jour le stock VN et la liste de stock vendeurs.
o Remplir et disposer les étiquettes du planning.
o Mise à jour du planning: suivi de l'avancement des véhicules.
o Demande d'expédition des véhicules pour la livraison au client en fonction de la date prévue sur le bon de commande.
o Classer les factures d'achat Volkswagen dans les dossiers VN.
o Vérifier les dossiers de crédits avant envoi par télécopie aux maisons de financement, après la livraison, pour le règlement.
o Enregistrer les déclarations de livraison VN.
o Saisir les demandes d'extension de garantie. A réception des cartes de garantie, envoi aux clients.
o A la fin de chaque mois, vérifier que les dossiers clients livrés contiennent les éléments nécessaires aux paies vendeurs.
o Vérifier que les dossiers VN livrés et payés aux vendeurs sont complets, puis les classer par années et par ordre alphabétique.
o S'occuper de la gestion de la clientèle (suivre la procédure mise en place).

Traitement des dossiers VO clients:
o Vérification des documents nécessaires: carte grise, feuille de reprise, non-gage.
o Faire la déclaration d'achat par le SIV.
o Remplir et disposer les étiquettes au planning.
o Enregistrer les véhicules dans le logiciel.
o Facturer les véhicules d'occasion livrés. Les enregistrer sur le Livre de Police. Saisie des garanties par internet
o A la fin de chaque mois, sortir les dossiers pour les paies vendeurs en vérifiant s'ils sont complets.
o Après les paies, s'assurer que les dossiers sont complets et les classer par ordre alphabétique.

Suivre les comptes:
o Prévoir et échelonner les dépenses VN.
o Vérifier chaque jour les échéances.

Gestion des VD/VDR:
o Tenue des classeurs VD et VDR
o Gestion des refinancements VD et VDR chez Volkswagen Finance et rachat dès qu'ils sont vendus.
o Vérifier et informer le SAV des échéances pour les contrôles techniques.

Autres tâches:
o Recherche des véhicules disponibles dans les autres concessions pour les conseillers commerciaux.
o Déclaration des véhicules livrés: clients, VD et VDR.
o Etablir la demande d'immatriculation.
o Etablir et envoyer les dossiers NOVETUD pour les transformations commerciales.
o Organisation des livraisons « province » des loueurs avec le préparateur VN/VO. Vérifier les factures du fournisseur.

Diplômé(e) d'une formation de niveau Bac+2 en secrétariat, gestion ou administration, vous disposez d'une expérience professionnelle confirmée de minimum 3 ans, acquise dans un poste similaire. Une expérience dans le secteur automobile est un plus.

• Vous maîtrisez les outils informatiques et le Pack Office.
• Autonome, vous êtes organisé(e) et savez gérer les priorités.