Assistant des élus (H/F)

Le pôle des assistant(e)s des élus accompagne au quotidien les élus de la Ville de Chartres dans l'exercice de leurs mandats et fonctions. Pour renforcer l'équipe, la collectivité recrute, par voie statutaire ou contractuelle, un:
ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
(CATEGORIE C - B - CADRE D'EMPLOIS DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS OU REDACTEURS OU CONTRACTUEL)

Au sein du pôle, l'assistant administratif accompagne et assiste quotidiennement les élus dans l'ensemble de leurs mandats et fonctions, en assurant un secrétariat efficient, une coordination fluide des agendas et le suivi rigoureux des dossiers.

Vos missions principales:
Assurer le secrétariat:

• Recevoir, filtrer, hiérarchiser et transmettre les appels, informations et demandes.
• Coordonner l'agenda en fonction des priorités définies par les élus; apprécier et gérer les urgences; organiser les priorités.
  -Organiser les déplacements et rendez-vous.
  -Rédiger la correspondance courante.
  -Organiser le classement des dossiers et leur actualisation.

Planifier et organiser les réunions:

• Coordonner les agendas des collectivités et instances auxquelles siègent les élus; optimiser les temps et déplacements.
• Préparer les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous, en lien avec les collectivités et les différentes structures

Assister les élus dans le suivi des projets:

• Élaborer et préparer des dossiers à partir d'analyses pour aider à la décision.

• Rédiger et diffuser des notes, rapports et synthèses.

• Collecter et relayer les informations entre les services, les directions des collectivités et de leurs satellites, et les élus.

• Collaborer étroitement avec les cabinets du Maire et du Président de l'Agglomération, ainsi qu'avec les assistantes des présidences des satellites.

  De formation supérieure (Bac+2), vous disposez idéalement d'une expérience significative sur un poste équivalent.
  Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) et les techniques d'accueil physique et téléphonique.
  Vous possédez une excellente maîtrise orale et écrite du français, une forte capacité d'analyse et de synthèse, et savez évaluer l'urgence d'une demande et gérer des situations délicates.
  Votre sens du service, de la communication et de la diplomatie s'allie à la réserve, la discrétion et la confidentialité attendues pour une mission de confiance.
  Rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez prioriser, vous adapter et travailler en réseau avec de multiples interlocuteurs.
  Poste à 40 h hebdomadaires; une disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels (notamment en soirée) peut être requise selon les nécessités de service.
  Les poste est à pourvoir immédiatement.