Assistant / Assistante de direction / Office manager (H/F)

Dans le cadre d'une création de poste, notre PME recrute un.e Assistant.e de direction / Office Manager.
Rattaché.e directement au Directeur de site, vous constituez un soutien clé à la direction et assurez l'ensemble des fonctions administratives transverses de l'établissement.
Vous êtes l'interlocuteur.trice privilégié.e des intervenants internes et externes (fournisseurs, clients, salariés, prestataires) et contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise par son sens du service, de l'organisation et de la coordination.

Missions principales

1. Gestion administrative générale

• Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs, prestataires et visiteurs
• Filtrage et orientation des appels entrants
• Traitement, tri et distribution des courriers et e-mails entrants et sortants
• Rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus de réunion et divers documents administratifs
• Création, tenue et mise à jour de documents, fichiers administratifs et tableaux de bord de suivi
• Classement, archivage physique et numérique des documents
• Gestion et approvisionnement des fournitures de bureau
• Gestion des contrats de maintenance et des prestataires de services généraux
• Veille au bon fonctionnement administratif de l'entreprise et rôle de facilitateur(trice) auprès des équipes
• Participation à l'amélioration continue des processus administratifs de l'entreprise.

1. Assistanat de direction

• Gestion de l'agenda du Directeur de site (réunions, rendez-vous, déplacements, priorisation des sollicitations)
• Accompagnement quotidien du dirigeant dans l'organisation et la gestion de ses activités
• Organisation des déplacements professionnels (réservations de trains, hôtels, restaurants, gestion des notes de frais)
• Préparation des dossiers, présentations et supports de réunion
• Rédaction et mise en forme de présentations, rapports et documents à destination de la direction
• Traitement des informations confidentielles avec discrétion
• Gestion des sollicitations internes et externes destinées à la direction

1. Support aux managers et aux services de l'entreprise

• Assistance administrative aux managers des différents services
• Accompagnement des responsables dans le suivi de leurs activités administratives et organisationnelles
• Coordination et suivi de diverses demandes internes
• Soutien dans la préparation de réunions, reportings et documents de suivi
• Interface entre les différents services afin de fluidifier les échanges et les processus internes

1. Suivi comptable et financier

• Réception, contrôle et transmission des factures fournisseurs
• Gestion des notes de frais et des petites caisses
• Suivi administratif de certains dossiers fournisseurs et prestataires

1. Achats et approvisionnements

• Passation des commandes de fournitures, équipements et consommables
• Réalisation ponctuelle d'achats auprès de fournisseurs selon les besoins de l'entreprise
• Demande de devis et suivi administratif des commandes
• Suivi des livraisons et gestion des bons de commande / bons de livraison
• Mise à jour et gestion du fichier fournisseurs

1. Communication interne, événements et coordination

• Organisation de rendez-vous, déjeuners professionnels et événements d'entreprise
• Participation à l'organisation d'événements internes et externes
• Rédaction et diffusion des notes d'information et affichages sur site