Assistant Administratif Achats (H/F)
Description du poste: Rattaché(e) à la Direction Gouvernance, Qualité et Communication, vous intervenez en étroite collaboration avec le Responsable Achats, vous assurez la gestion opérationnelle des moyens généraux, de la logistique et de la sécurité physique de BGFIBank Europe. Vous garantissez la continuité des activités, le bon fonctionnement des infrastructures et la disponibilité des moyens matériels nécessaires à l'ensemble des directions. Vous veillez à la qualité des prestations de services généraux, à la sécurité des personnes et des biens, au respect des exigences réglementaires ainsi qu'à l'amélioration continue des dispositifs relevant de votre périmètre. Missions principales: Gestion des moyens généraux " Assurer la gestion opérationnelle des moyens généraux de la Banque. " Traiter les demandes des directions en matière de moyens généraux. " Garantir la disponibilité des équipements, fournitures, consommables et mobiliers. " Organiser et suivre les interventions techniques. " Assurer le suivi des contrats de maintenance. " Participer aux inventaires des équipements et mobiliers. " Veiller au bon état des locaux et au maintien d'un environnement de travail adapté. Gestion logistique " Organiser les opérations de déménagement et de réaménagement. " Assurer la logistique des réunions, manifestations et événements. " Organiser les livraisons, réceptions et installations de matériels. " Participer à l'organisation des déplacements professionnels lorsque son intervention est requise. " Assurer le suivi logistique des projets de la Banque. Gestion du parc automobile " Assurer le suivi administratif et opérationnel du parc automobile. " Organiser les opérations d'entretien, de maintenance et de contrôle technique. " Assurer le suivi des assurances, des sinistres et des réparations. " Organiser les remises et restitutions des véhicules. " Assurer le suivi des cartes carburant, badges de télépéage et documents réglementaires. Sécurité physique " Assurer la gestion des badges, des droits d'accès et des clés. " Garantir le bon fonctionnement des dispositifs de sécurité (contrôle d'accès, alarmes, vidéosurveillance, etc.). " Assurer le suivi des contrôles réglementaires (extincteurs, défibrillateurs, dispositifs de sécurité...). " Participer aux exercices d'évacuation et aux actions de sensibilisation. " Identifier, signaler et suivre les incidents ou anomalies liés à la sécurité des personnes et des biens. " Assurer le suivi des plans d'actions relatifs à la sécurité physique. Pilotage des prestataires " Coordonner les interventions des prestataires et fournisseurs intervenant sur les sites. " Organiser et suivre les opérations qui leur sont confiées. " Contrôler la qualité des prestations réalisées. " Veiller au respect des engagements contractuels et des délais d'intervention. " Signaler les anomalies et assurer leur résolution. " Assurer le suivi opérationnel des prestations et contribuer à l'évaluation des fournisseurs dans le cadre du Comité de référencement des fournisseurs. Amélioration continue et reporting " Participer aux projets d'aménagement des locaux. " Contribuer aux projets transverses de la Banque et aux travaux du Groupe BGFIBank. " Participer aux actions d'amélioration continue des processus et dispositifs. " Assurer une veille sur les bonnes pratiques de son domaine. " Produire les reportings réguliers à destination de la hiérarchie. " Réaliser toute mission relevant de son domaine de compétence confiée par sa hiérarchie. " Contribuer à la formalisation et à la mise à jour des procédures relevant de son périmètre. " Participer aux audits internes et externes sur les sujets relevant de son domaine d'activité.
3 An(s), Bac+3, Bac+4 ou équivalents, S, Bac+5 et plus ou équivalents, S, Suivre la mise en place et la réalisation des plans d'action logistiques et contrôler la conformité d'application, S, Synchroniser les activités logistiques avec le cahier des charges, S