Secrétaire de Direction des Investissements F/H

Situé au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.

Missions générales:

• Assiste dans l'ensemble des tâches du secrétariat de la Directrice des Investissements
• Assure le management du secrétariat de la Direction

Mission permanentes:

• Coordonne et anime le secrétariat
• Gère l'agenda de la Directrice des Investissements en coordination avec sa collègue
• Gère le planning des congés du secrétariat avec sa collègue et ceux des cadres de la Direction des Investissements
• Planifie les réunions
• Réalise des travaux bureautiques (courriers, rapports, notes, comptes rendus, plus suivi des effectifs et recrutements etc...)
• Participe et rédige le compte rendu du CODIST et ceux des CTI des DMU
• Gère des dossiers spécifiques
• Classe et archive les dossiers de la Directrice et du secrétariat de direction
• Organise la gestion de l'administration des logements et des conventions d'occupation de tiers avec sa collègue
• Organise la gestion des gardes techniques et administratives
• Assure le relai avec la DRH sur les dossiers des agents de la Direction (évaluations, recrutements, formations...)

Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive):

• S'assure de la continuité du secrétariat de la D.I.S.T.
• S'assure du bon déroulement de dossiers spécifiques (de l'élaboration à la finalisation)

Particularités du poste:

• Confidentialité
• Loyauté
• Disponibilité

PRÉS-REQUIS

Baccalauréat Professionnel
BTS secrétariat - assistante de Direction

COMPÉTENCES REQUISES

CONNAISSANCES PARTICULIÈRES REQUISES

-Capacité d'encadrement et d'animation d'un secrétariat
-Capacité de gestion et organisation d'un secrétariat de Direction
-Capacité rédactionnelle et prise de notes
-Maîtrise de l'outil informatique

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE

-La connaissance de l'institution serait un plus
-Formation et expérience en secrétariat de Direction

QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES

-Discrétion, courtoise, qualité de communication et d'accueil
-Capacité d'adaptation, gestion des priorités
-Curiosité intellectuelle
-Rapidité d'exécution
-Capacité d'initiative et d'autonomie
-Rigueur, discrétion et précision
-Sens du relationnel
-Qualité rédactionnelle
-Sens de l'organisation
-Disponible