Comptable gestion locative et chargé de suivi administratif (H/F)

a. Positionnement du poste
Le/la comptable en gestion locative a en charge la gestion et le suivi d'un portefeuille de lots/biens gérés par notre association. Il/elle est en relations étroites avec les propriétaires et les locataires
Le/la chargé(e) de suivi administratif appuie la direction dans le suivi de l'activité, le reporting des données et le financement de l'agence

b. Missions
COMPTABLE EN GESTION LOCATIVE
Relations aux propriétaires:

• Créer les logements, constituer et enregistrer les entrées et les dossiers propriétaires sur le logiciel dédié
• Assurer le versement du loyer aux propriétaires
• Effectuer la régularisation des charges
• Veiller au respect des obligations règlementaires en matière d'assurances/garanties impayés et dégradations

Accompagnement du locataire:

• Etablir les baux de location, création du dossier locataire dans le logiciel dédié
• Suivre les paiements et effectuer des relances

Gestion financière et administrative des logements:

• Mettre en œuvre le quittancement mensuel
• Saisir les encaissements, reversements des sommes dues aux propriétaires
• Effectuer le rapprochement bancaire mensuel avec le service comptabilité et préparation de la clôture des comptes annuels
• Etablir la régularisation des charges
• Clôturer les dossiers locataires: reprise/ libération du dépôt de garantie

Suivi et appui au pilotage:

• Secrétariat: assurer le suivi des activités au plan juridique, production de courriers de relance
• Assurer le classement et la conservation de l'ensemble des documents obligatoires dans les délais légaux, dans le respect de la RGPD
• Réaliser et tenir à jour des tableaux de bord en fonction des dispositifs gérés et des besoins de reporting
• Préparer les temps de balances mensuelles
• Centraliser l'ensemble des litiges pouvant survenir avec des partenaires de l'association, en informer la direction et en assurer le suivi administratif

Procédure contentieuse:

• Mettre en œuvre la procédure contentieuse
• Réceptionner et enregistrer les demandes de réclamations ou les litiges
• Gérer les relations et le suivi des dossiers avec les avocats et commissaires de justice

CHARGE(E) DE SUIVI ADMINISTRATIF

SUIVI DE L'ACTIVITE:

• Annuellement: compilation des tableaux de données à l'échelle régionale en vue de l'établissement des rapports d'activité
• Mise à jour du bilan d'activité suite au traitement des données
• Suivi périodique de l'activité à l'aide des outils dédiés (logiciels métier, tableaux Excel.)

MONTAGE DE DOSSIERS:

• En lien avec la direction, montage administratif de dossiers de demandes de subvention
• Etablissement des comptes rendus financiers sur la base des éléments transmis par la direction (dossiers CERFA)

ORGANISATION DE L'ACTIVITE:

• Elaboration de planning et de standard

c. Compétences et qualités requises

• Intéressé(e) par les problématiques d'accès au logement des personnes défavorisées
• Maîtrise de l'environnement juridique et règlementaire de la gestion locative
• Sens de l'organisation, autonomie, rigueur, méthode et disponibilité
• Capacité d'écoute des besoins et des attentes exprimés
• Excellente maîtrise des outils informatiques et numériques (Excel, Word...)
• Capacité à synthétiser et exploiter des données à partir de tableaux
• Capacité à compiler des bilans