Description:
MISSIONS:
Organiser et conduire la mise en œuvre des orientations stratégiques des Moyens Généraux de l'Ecole, piloter les services de la direction des Moyens Généraux;
Encadrer et coordonner les interventions des services et prestataires des moyens généraux en lien avec les autres services d'appui en cohérence avec le Schéma directeur Développement Durable et Responsabilité sociétale: logistique-manutention, Gestion des salles, Courrier, Nettoyage, Gestion écoresponsable;
Coordonner la gestion logistique des résidences: état des lieux, nettoyage, mobiliers, laveries... Coordonner l'acquisition du mobilier administratif et scolaire.
ACTIVITES:
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Planifier, encadrer et coordonner les interventions d'une ou plusieurs équipes en matière de logistique et de services généraux: accueil physique et téléphonique, courrier, gardiennage, gestion du parc automobile, conduite automobile, nettoyage des locaux, manutention
- Piloter une enveloppe budgétaire liée à ses activités, élaborer, justifier et exécuter le budget du service
- Définir et conduire des politiques des achats et les procédures d'appel d'offre, gérer et suivre les marchés et contrats relatifs à la gestion matérielle de l'Ecole Assurer l'interface et le suivi technique des prestations avec les entreprises intervenant sur site dans son domaine d'activité
- Contrôler le service fait des prestataires extérieurs (notamment propreté des lieux et installations)
- Gérer administrativement et techniquement le parc automobile: affectation des véhicules, entretien, réparation, budget, assurance
- Gérer des stocks: commandes, facturations, réception, entreposage, catalogage et inventaire
- Coordonner la gestion des déchets: collecte, transport, tri et traitement (papier, carton, métaux, mobilier...)
- Coordonner le bon fonctionnement matériel des résidences et la gestion des états des lieux
- Superviser le service de réservation des salles, la gestion de l'amphithéâtre Mérieux, la coordination et le bon déroulement des manifestations externes et internes
- Décliner la politique immobilière et mobilière par l'ajustement de l'organisation, le choix des outils, la définition des objectifs et le suivi des indicateurs
- Assurer une veille stratégique, identifier et proposer des pistes nouvelles, assurer une veille sur les sources potentielles de financement et les évolutions réglementaires
- Proposer et conduire une politique de communication en interne et à l'externe, s'assurer du relais des informations en interne
- Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets
Profil recherché:
COMPÉTENCES REQUISES:
CONNAISSANCES SUR L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
- Techniques de management
- Marchés publics (connaissance générale), droit public, droit des contrats
- Méthodologie de la logistique (connaissance)
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (connaissance)
- Connaissances budgétaires générales
- Méthodologie de conduite de projet (connaissance approfondie)
- Pilotage des organisations (connaissance approfondie)
- Techniques de négociation (connaissance approfondie)
- Cadre légal et déontologique
- Techniques de conduite du changement
- Langue anglaise: B2 à C1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
SAVOIRS-FAIRE OPÉRATIONNELS
- Encadrer / Animer une équipe (application)
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (notion)
- Concevoir et mettre en oeuvre des procédures et méthodes de travail
- Mettre en oeuvre les techniques d'animation de réunion
- Mobiliser et motiver une équipe autour d'un projet commun
- Intégrer les contraintes des services utilisateurs au planning des équipes
- Anticiper et régler les conflits au sein d'une équipe
SAVOIR ÊTRE
- Rigueur/fiabilité
- Sens de l'initiative / autonomie
- Savoir communiquer
- Savoir gérer les situations d'urgence
- Savoir rendre compte
- Capacité de conviction
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL:
DESCRIPTION DU SERVICE
Sous l'autorité hiérarchique directe de la directrice générale des services adjointe (DGSA) Recherche et simplification, le-la directeur-rice des Moyens Généraux assurer l'encadrement d'une trentaine d'agents répartis en 5 équipes, chacune dotée d'un-e chef-fe d'équipe ou de service: Logistique, Gestion de salles, Courrier, Nettoyage, Gestion éco-responsable avec l'appui d'une responsable administrative et une responsable technique.
RELATIONS FONCTIONNELLES:
Ensemble des services: Scolarité et Vie étudiante, Recherche, Bibliothèque, Patrimoine, Sécurité, ENS Media, Affaires financières, etc.;
Relation forte avec la DGSA, la DRH et la médecine de prévention pour le suivi des agents et de leur carrière;
Pilotage des prestataires divers en lien avec la DGS et DGSA