assistante, assistant direction conduite opérations H/F - EC159465

assistante, assistant direction conduite opérations H/F - EC159465     1- Apporter une aide permanente à la directrice, directeur en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et de suivi des dossiers

• Organiser la... ssionnelle de la direction: gestion des agendas, prise de rendez- vous, rappeler les informations importantes et transmettre les messages, organisation logistique, établir une relation de confiance...
• Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique: prise de note, réaliser la saisie de documents, organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Suivre les projets et activités de la direction: intégrer les priorités de la direction d... stion quotidienne, quotidien des activités de secrétariat, suivre l'exécution budgétaire, renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
• Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat: renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers électroniques
• Organiser et planifier les réunions: rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission de documents, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
  2- Assurer l'ensemble des tâches administratives financières et comptable de la direction et le suivi administratif et financier des projets portés par la direction en lien avec les conducteurs d'opération
  3- Assurer l'exécution financière et budgétaire des marchés passés en direct par les services de la DPAI:
• Assurer le traitement et la vérification de la facturation liée, lié au service
• Assurer la coordination de l'élaboration du budget, saisie du budget primitif (et du budget supplémentaire) pour chaque ingénieur, suivi de l'exécution du budget
• Assurer le suivi administratif et financier des conventions de co-maîtrise d'ouvrage
• Assurer le suivi des conventions de financement avec les partenaires 
  4- Assurer les missions de référent commande publique pour l'ensemble de la DPAI
  5- Animer le pôle des assistantes de la direction