Adjoint administratif - Cellule qualité (en remplacement) (H/F)

Mission générale:
Le titulaire du poste a pour mission d'organiser pour l'ingénieur qualité gestion des risques responsable de la cellule qualité, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques de la Cellule Qualité et assurer le suivi des dossiers administratifs qui lui sont confiés. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).

Activités principales:

• Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes),
• Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées,
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents, saisie des documents qui lui sont confiés,
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas,
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques,
• Recueil, saisie, mise à jour
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers,
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, classement, traitement, diffusion, archivage).
• Gérer le planning de la salle de réunion de la cellule qualité

Instances et groupes de travail qualité:

• Organiser les réunions des sous-commissions de la CME, des instances et des groupes de travail en lien avec la qualité gestion des risques du CHAN: planification des réunions avec les présidents ou pilotes, réservation de la salle, convocation, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus.
• Organiser les réunions des responsables qualité du GHT: planification des réunions avec le coordinateur de la qualité gestion des risques du GHT de la Nièvre, convocation, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus.

Gestion documentaire:

• Mettre en forme des documents selon la procédure des procédures.
• Intégrer des documents dans le logiciel « QUALNET » et procéder à la diffusion.
• Assurer le suivi du cycle de vie des documents (création, actualisation, archivage).

Gestion des risques:

• Attribuer les fiches de signalement d'évènements indésirables en l'absence des autres membres de la cellule qualité.
• Saisir les cartographies des risques dans le logiciel QUALNET.
• Organiser les réunions de retour d'expérience: planification des réunions en lien avec l'ingénieur qualité gestion des risques responsable de la cellule qualité, réservation de la salle, convocation, rédaction du comptes rendus.
• Saisie des résultats de l'évaluation des risques professionnels dans le logiciel QUALNET.
• Préparation de la maquette du document d'évaluation des risques professionnels (DUERP) et des documents de synthèse associés.

Démarche qualité gestion des risques:

• Intégrer des documents dans le portail qualité gestion des risques du logiciel QUALNET.
• Participer à la mise du jour du programme d'actions qualité sécurité des soins de l'établissement dans le logiciel QUALNET.

Evaluations:

• Diffuser les questionnaires de satisfaction vierges auprès de l'encadrement et assurer la saisie des questionnaires retournés à la cellule qualité.
• Assurer la saisie des résultats des évaluations en lien avec la qualité gestion des risques.
• Assurer la saisie des résultats des Indicateurs Qualité Sécurité des Soins (IQSS) dans l'outil mis à disposition par la Haute Autorité de Santé.
• Transmettre les rapports d'évaluation pour analyse aux professionnels concernés.
• Assurer la tenue et le suivi du tableau de bord des indicateurs qualité gestion des risques de l'établissement.
• Préparer les diaporamas de présentation.

Certification:

• Participer à la préparation de la visite de certification dans son domaine de compétence.
• Participer au recueil et au classement des éléments de preuves.
• Participer à la mise à jour des documents relatifs à la certification.

CDD de 3 mois.