Coordinateur ADV - Anglais demandé F/H - EPI Normandie

Vous assurerez la gestion et le suivi de l’ensemble du cycle administratif des ventes de la réception des commandes à la facturation, tout en garantissant la satisfaction client et la conformité aux procédures internes. Vous jouerez un rôle de lien entre les équipes commerciales, la production, la logistique et la comptabilité.

A ce titre, vos missions seront les suivantes:

Accueil & Relation client

• Accueillir physiquement et au téléphone des prospects, clients et fournisseurs…
• Traiter les demandes faites via le site internet, et les dispatcher aux différents services
• Gérer les relations quotidiennes avec les différents services de l’entreprise (Achat, commercial logistique…)
• Échanger en anglais avec certains fournisseurs et clients tous les jours

Gestion et suivi des commandes

• Réceptionner les commandes clients, les intégrer dans notre ERP selon la procédure en vigueur.
• Les confirmer au client dans le respect de l’offre de service (en cours d’élaboration).
• S’assurer de la prise en compte effective et de l’enregistrement des commandes (saisie, validation)
• Vérifier les conditions tarifaires.
• Effectuer les démarches liées à l’ouverture de compte clients selon procédure Odoo (conditions depaiements, type facto ou non…) y compris les demandes de garantie auprès d’AXA.
• Garantir leur expédition et leur livraison auprès du client (Suivi des délais avec logistique/production)
• Actualiser et saisir quotidiennement la base de données CRM (prospects, clients, fournisseurs, articles)
• Mettre en place et piloter les indicateurs ADV

Gestion administrative et facturation

• Vérifier que la facture brouillons est conforme à la commande
• Transformer les factures brouillons en facture définitive (date de livraison = date de facture) puis les envoyer aux clients en respectant les conditions d’envois (contacts & mise à jour le cas échéant).
• Assurer la conformité contractuelle et réglementaire des dossiers clients.
• Rédiger des courriers, documents, création d’étiquettes…
• Gérer le classement et l’archivage
• Préparer expédition de colis/lettres
• Assurer diverses missions administratives pour les différents services

Missions administratives autres services

• Créer les commandes fournisseurs et assurer le suivi (envoyer les commandes et effectuer les relances
• Assurer des missions diverses: Commande des fournitures, consommables.
• Peut être amené à être polyvalent(e) sur des missions associées à d’autres services dans l’entreprise afin de répondre aux impératifs de flexibilité

Qualité et amélioration continu

• Alerter sur les dysfonctionnements, mécontentements et événements indésirables à son N+1

• Mettre en place les procédures ADVCe poste est fait pour vous si:

• Vous êtes titulaire d'une formation de niveau 5 à 6 (BTS-Licence) et/ou expérience à unposte équivalent.

• Vous êtes famil:ier avec des gammes de produits et leurs caractéristiques techniques

• Vous maîtrisez des outils informatiques ERP

• Vous bénéficiez d'un niveau anglais intermédiaire (C1/B2)

• Vous êtes doté d'un excellent relationnel/orienté(e)service

• Vous avez une bonne capacité d’adaptation et réactivité

• Vous faites preuve de rigueur/organisation

• Vous êtes autonome et savez prendre des initiatives

• Vous êtes proactif et force de proposition