Office Manager (H/F)
Mission Principale Sous la responsabilité de la direction et/ou des chefs de projets, l'assistante administrative assure la gestion quotidienne du secrétariat, le suivi administratif et financier de l'agence, ainsi que l'assistance dans le suivi réglementaire des projets. Elle est le point de contact privilégié et le garant de la bonne organisation du cabinet. Activités et Responsabilités Gestion Administrative et Secrétariat Classique Accueil & Communication Accueil physique et téléphonique des clients. Gestion des e-mails généraux. Secrétariat courant Rédaction, mise en forme et classement du courrier, des comptes-rendus de réunions de chantier et des notes internes. Gestion Archivage des dossiers (physique et numérique). Suivi Administratif des Projets Aide à la constitution et au dépôt des dossiers réglementaires (Permis de Construire, Déclaration Préalable, autorisations ERP). Appels d'offres (Marchés Publics / Privés) Veille administrative, constitution des dossiers de candidature (DC1, DC2, attestations fiscales, présentation des références du cabinet) et dépôt sur les plateformes de dématérialisation. Suivi des phases de chantier (DET / AOR): Gestion des ordres de service (OS) et des avenants. Vérification et transmission des situations de travaux des entreprises Préparation des dossiers de réception d'ouvrages (PV de réception, levées de réserves) Gestion Financière Établissement des situations d'honoraires de l'agence en fonction de l'avancement des phases du projet Relances: Suivi des encaissements et relances clients en cas d'impayés Compétences Requises Savoir-faire (Compétences techniques) Excellent niveau d'orthographe et capacités rédactionnelles. Maîtrise rigoureuse des outils bureautiques (Pack Office: Word, Excel, PowerPoint). La connaissance des procédures des projets sinistres/incendies serait un ATOUT majeur. Sensibilité à la terminologie du bâtiment et des phases de maîtrise d'œuvre Savoir-être (Qualités personnelles) Rigueur et organisation: Capacité à gérer les priorités et à respecter des échéances strictes (délais administratifs, rendus de concours). Aisance relationnelle: Diplomatie et posture professionnelle face à des interlocuteurs variés Autonomie et réactivité: Savoir anticiper les besoins des architectes et chefs de projets souvent en déplacement sur les chantiers. Discrétion: Respect du secret professionnel (projets confidentiels, données financières). Profil Recherché Formation: Bac+2 minimum en gestion/secrétariat (BTS SAM, BTS GPME) ou une formation spécifique d'Assistant(e) Technique d'Ingénieur / Secrétaire du bâtiment. Expérience: Une première expérience dans le secteur du BTP (cabinet d'architecture, bureau d'études, ou entreprise générale de construction) est généralement très recherchée pour sa connaissance du jargon et des processus.
12 Mois - exigée dans le BTP, exigée dans le BTP, Bac+2 ou équivalents, BTS SAM, BTS GPME, E, Techniques de gestion administrative, S, Classer des documents, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Assurer la gestion administrative d'une activité, S, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, S, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, S, Utiliser les outils numériques, S