Assistant de direction en agence immobilière H/F
Objectif du poste / Assister la dirigeante du cabinet dans la gestion administrative, financière et organisationnelle de l'agence d'architecture afin de sécuriser le suivi des projets, des chantiers et de l'activité quotidienne. Missions principales: Organisation & suivi de l'activité: - Gestion et organisation des rendez-vous, réunions, échéances et rendus de projets - Rappels réguliers des deadlines importantes - Préparation de notes, synthèses et supports pour les réunions - Classement et organisation des documents administratifs sur le drive de l'agence mais aussi au bureau Suivi financier des projets et chantiers - Suivi des facturations de chantiers - Vérification de la cohérence des montants facturés par les entreprises - Remontée claire et précise des anomalies ou incohérences - Analyse des devis des entreprises au détail (avant validation par l'architecte) - Préparation de tableaux de suivi budgétaire des projets en cours - Etablissement des certificats de paiement correspondant aux factures / situations des entreprises L'assistant effectue un premier niveau d'analyse et de contrôle sur les devis. Gestion de l'agence & fournisseurs - Gestion des achats de fournitures de l'agence - Établissement de la liste complète des paiements à effectuer (impressions, sous-traitance, frais divers.) - Contact et suivi des fournisseurs et prestataires - Suivi des commandes liées aux chantiers, en appui aux architectes - Gestion et développement des relations partenaires et fournisseurs Ce que nous offrons - Relation de travail basée sur la confiance et l'autonomie - Organisation souple - Rôle clé dans le fonctionnement et le développement du cabinet Profil: L'assistant/l'assistante, est une personne de confiance, structurée, proactive, sur qui l'architecte peut se reposer. Une expérience en cabinet d'architecture est indispensable pour occuper ce poste
2 An(s) - Administratif cabinet d'architecte, Administratif cabinet d'architecte, Secrétariat assistanat direction, Bac+2 ou équivalents, E, Comptabilité fournisseurs, S, Gestion comptable, S, Logiciels comptables, S, Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), S, Gestion des dossiers administratifs, S, Codifier une facture, S, Expérience requise en cabinet d'architecture, E, Maîtrise des outils bureautiques, E, Bonne connaissance du domaine de l'architecture, E