Secrétaire administratif H/F/X
Sous la supervision du Directeur administratif et financier et du Directeur du GRIP vous serez chargé.e des missions suivantes: Gestion des ressources humaines · Assistance à la gestion des contrats du personnel (engagement/sortie, avenants aux contrats de travail…); · Communication avec le secrétariat social, l’ONEM et les pouvoirs subsidiants; · Encodage des prestations et des absences du personnel; · Vérification des traitements de salaires, des différentes primes (PV, PFA, PS) et des autres charges du personnel; · Accueil des nouveaux collaborateurs (documents administratifs, attestations de l’employeur antérieur…); · Suivi administratif des stagiaires (accueil, formalités administratives, assurances…); · Gestion des dossiers du personnel (préparation des attestations, Congés thématiques, allocations familiales…); · Gestion du registre des formations du personnel; · Suivi des différentes assurances. Gestion des subventions et des dons · Suivi administratif et gestion des subventions (convention, relations avec les organismes subsidiants…) · Élaboration des rapports de subvention (Éducation permanente, Maribel social, les divers ACS...); · Estimation des différentes subventions annuelles; Assistance à la gestion financière de l’ASBL · Participation à l’estimation des coûts annuels du personnel; · Collaboration étroite avec le comptable, le Directeur administratif et financier, la Directrice adjointe et le Directeur. Secrétariat et divers · Gestion de l’agenda partagé et des courriels relatifs à l’administration; · Classement des différents documents administratifs; · Préparation des réunions (logistique, catering…); · Archivage du secrétariat; · Accueil téléphonique et accueil des visiteurs, clients/bailleurs et fournisseurs; · Gestion des courriers entrants et sortants; · Participation à l’achat de fournitures et à la gestion des stocks. · Assistance aux chercheurs dans l’organisation d’évènements · Suivi des candidatures spontanées. · Mise en ligne des offres d’emploi/stage sur les jobboards.
Human resources assistant