Un.e Secrétaire Assistant.e de gestion en ressources humaines

Sous la supervision du Directeur administratif et financier et du Directeur du GRIP vous serez chargé.e des missions suivantes:

Gestion des ressources humaines

· Assistance à la gestion des contrats du personnel (engagement/sortie, avenants aux contrats de travail…);

· Communication avec le secrétariat social, l’ONEM et les pouvoirs subsidiants;

· Encodage des prestations et des absences du personnel;

· Vérification des traitements de salaires, des différentes primes (PV, PFA, PS) et des autres charges du personnel;

· Accueil des nouveaux collaborateurs (documents administratifs, attestations de l’employeur antérieur…);

· Suivi administratif des stagiaires (accueil, formalités administratives, assurances…);

· Gestion des dossiers du personnel (préparation des attestations, Congés thématiques, allocations familiales…);

· Gestion du registre des formations du personnel;

· Suivi des différentes assurances.

Gestion des subventions et des dons

· Suivi administratif et gestion des subventions (convention, relations avec les organismes subsidiants…)

· Élaboration des rapports de subvention (Éducation permanente, Maribel social, les divers ACS...);

· Estimation des différentes subventions annuelles;

Assistance à la gestion financière de l’ASBL

· Participation à l’estimation des coûts annuels du personnel;

· Collaboration étroite avec le comptable, le  Directeur administratif et financier, la Directrice adjointe et le Directeur.

Secrétariat et divers

· Gestion de l’agenda partagé et des courriels relatifs à l’administration;

· Classement des différents documents administratifs;

· Préparation des réunions (logistique, catering…);

· Archivage du secrétariat;

· Accueil téléphonique et  accueil des visiteurs, clients/bailleurs et fournisseurs;

· Gestion des courriers entrants et sortants;

· Participation à l’achat de fournitures et à la gestion des stocks.

· Assistance  aux chercheurs dans l’organisation d’évènements

· Suivi des candidatures spontanées.

· Mise en ligne des offres d’emploi/stage sur les jobboards.