Administratieve kracht in de frontoffice die proactief te werk kan gaan
Je wordt de personal assistent en administratieve rechterhand van de zaakvoerder en ons team. Je bent de motor achter structuur, planning en een vlot draaiende backoffice in onze gespecialiseerde gezondheids- en beweegstudio.
Je leidt een klein, warm admin‑team
(2 deeltijdse collega’s)
Jij bent voor hen de vertaalslag van wat er gebeurt op de werkvloer en dient moet te gebeuren door admin, je bent de coördinator, de opvolger en de rustbrenger.
Tevens ben je de personal assistent van de zaakvoerster. Je werkt pro-actief. Komt met eigen ideeën af en stuurt het team van trainers en coaches in 2e instantie ook mee aan.
Je bent een manusje van alles. Je bent de eindverantwoordelijke wanneer de zaakvoerster er niet is.
Je koppelt wekelijks terug met de zaakvoerder over de stand van zaken van taken, je begeleidt mee de vergaderingen of delegeert deze in je adminteam.
Je komt terecht in een jonge, groeiende zaak met passievolle collega's die met jou willen bouwen aan IMPROVE. Jij zorgt ervoor dat alle administratieve en organisatorische processen helder, efficiënt en prettig blijven verlopen.
Wat je allemaal doet:
Je zorgt dat de praktijk soepel draait. Je bent in staat om zelf ook de basis van administratieve taken op je te nemen.
Je volgt o.a. je team op in volgende taken:
agenda’s van collega’s inplannen
inplannen van afspraken voor klanten
rapportages en notulen uitwerken
deadlines opvolgen binnen je team
lessenroosters updaten
het overzicht bewaren in alle lopende taken en dossiers
Je leidt deadlines voor evenementen en interne projecten in goede banen
Je bewaakt de flow van onze planning
Je bent het centrale punt dat overzicht creëert en deelt
Je bent met het team het eerste aanspreekpunt voor (nieuwe) klanten
(mail, telefoon, aan het onthaal)
Je onthaalt mensen warm en rustig wanneer ze binnenkomen
Je zorgt dat vragen snel, klantgericht en correct beantwoord worden
Je volgt berichten en vragen van leads op
Je zorgt dat communicatie helder, warm en tijdig gebeurt
Je ondersteunt commerciële acties waar nodig
Facturen opmaken en betalingen opvolgen
Uitgaven ingeven in het boekhoudprogramma
Klanten contacteren bij openstaande bedragen
Kleine ondersteunende boekhoudtaken
Je onderhoudt contact met leveranciers en andere partners
Je beheert kantoorbenodigdheden en bestellingen
Je zorgt dat alles aanwezig is zodat ons team goed kan werken
Je volgt mee onze socials op (taak van een collega die jij coördineert)
Je maakt eenvoudige aanpassingen op de website (foto’s, teksten, updates,...)
Je stelt de maandelijkse nieuwsbrief met je team op
Je voert basisprospectie uit
Je helpt bij het opmaken van mailfunnels voor nieuwe en zakelijke klanten
Executive assistant (2 years)