Management Assistant

Ben jij een organisatorisch talent dat floreert in een hoogtechnologische omgeving waar veiligheid en precisie centraal staan? In deze veelzijdige rol vorm je de rechterhand van het Departementshoofd Care en zorg je ervoor dat alle administratieve en organisatorische processen vlekkeloos verlopen. Je beheert complexe agenda’s en verzendlijsten voor het departement. Je organiseert vergaderingen en videoconferenties, inclusief de zaalreservaties en de bijbehorende catering. Je staat in voor de briefwisseling met externe partijen en veiligheidsautoriteiten, waarbij je de documentstroom borgt in SAP. Je organiseert proactief buitenlandse reizen voor teamleden, inclusief het uitstippelen van reistrajecten en het boeken van hotels. Je structureert statistische gegevens en KPI’s in MS Office en vertaalt deze naar professionele presentaties en documenten. Je beheert de toegangen tot diverse werkgroepen en stelt bestelaanvragen op voor jaarbestellingen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor telefonische oproepen en fungeert als back-up voor collega’s bij afwezigheid. Je bent in het bezit van een diploma Management Assistent of hebt een gelijkwaardig niveau bereikt door relevante ervaring. Je beschikt over een zeer goede kennis van de gangbare micro-informaticatools zoals Word, Excel, PowerPoint en AcrobatWriter. Je hebt bij voorkeur ervaring met SAP, specifiek voor documentbeheer en het aanmaken van bestellingen. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en hanteert een onberispelijke spelling. Je werkt uiterst discreet, stipt en communiceert op een assertieve en heldere wijze. Je neemt graag initiatief, werkt zelfstandig en beschikt over een sterk organisatorisch vermogen. Je bent leergierig en gemotiveerd om nieuwe processen en procedures snel onder de knie te krijgen.

executive assistant (2 years)