Office & Workplace Coordinator (gn) (Bürokaufmann/-frau)
Administrative Assistenz (gn) Stellen-ID: 2807 Standort: München Anstellungsart(en): Vollzeit Arbeitszeit: 37,5 Stunden pro Woche Beschäftigungsbeginn: 16.12.2025 Zweck und Ziel der Stelle Sie suchen einen neuen Job? Für unseren Kunden, einen internationalen Konzern der Pharmabranche, suchen wir schnellstmöglich am Standort München eine Administrative Assistenz (gn) in Vollzeit. Das sind Ihre Aufgaben: - Unterstützung bei der Planung, Koordination und Durchführung von Präsenz-, Hybrid- und Ad-hoc-Meetings - Pflege und Organisation von Abteilungsdokumenten und SharePoint-Inhalten - Verwaltung des administrativen Onboardings und Offboardings von internen und externen Mitarbeitenden sowie Dienstleistern - Ansprechpartner*in für BANF-/Bestellprozesse, - Rechnungsbearbeitung und Rückstellungen - Enge und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit Kolleg*innen aus verschiedenen Bereichen zur Optimierung von Aufgaben und Prozessen - Unterstützung der Führungskräfte bei interner und externer Kommunikation sowie damit verbundenen Aufgaben - Allgemeine administrative Tätigkeiten und organisatorische Unterstützung (z. B. Protokollführung, Kalenderpflege, Raumreservierungen, Unfallmeldungen, IT-Ticket-Erstellung etc.) - Verwaltung von Abwesenheiten und Arbeitszeiten Das bringen Sie mit: - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung in der pharmazeutischen Industrie von Vorteil - Erfahrung in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit sowie mit internationalen Teams in einer Matrixorganisation - Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu erfassen und kontinuierlich zu verbessern - Organisationstalent, Flexibilität und Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Termine gleichzeitig zu managen - Sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse - Gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) - SAP-Kenntnisse zur Unterstützung der Führungskräfte und Teamleitungen sind von Vorteil Unser Angebot an Sie: - Unbefristeter Arbeitsvertrag bei einem der weltweit größten Personaldienstleister - Umfassendes Mentoring & Onboarding - Persönliche & fachliche Weiterentwicklung - Work-Life-Balance & flexible Arbeitszeiten Bei unserem Kunden erwarten Sie außerdem: - Option auf Übernahme in eine Festanstellung möglich - Home Office nach Einarbeitung und Absprache möglich - Attraktives und modernes Arbeitsumfeld in einer Zukunftsbranche Interessiert? Der schnellste Weg zu uns führt über den Bewerben-Button! Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und freuen uns deshalb natürlich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Alle personenbezogenen Formulierungen in der Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten. #Assistenz #Administration #Organisation #Office Management Abteilung(en): Pharma Art(en) des Personalbedarfs: Arbeitnehmerüberlassung Tarifvertrag: BAP/DGB ggf. anhängende Branchentarifverträge