Front & Back Office | Administrative Specialist (m/w/d)

Nittoku - Design the Next! We are Hiring! Die Nittoku Europe GmbH ist seit 2015 das europäische Headquarter der Nittoku Co. Ltd. aus Japan, dem Wel... 1 Front & Back Office  Administrative Specialist  (m/w/d) Teilzeit/Vollzeit ab Mai 2026 Allgemeine Positionsbeschreibung / Ziele der Stelle Administrative und organisatorische Abwicklung von Aufgaben im Front Office. Schwerpunkt im Office Management, insbesondere in der Organisation und Koordination von Dienstreisen. Professioneller Empfang und Betreuung internationaler Geschäftspartner (m/w/d) und Bewerber (m/w/d). Deine Hauptaufgaben / Verantwortlichkeiten: Front & Back Office: * Professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch mit internen und externen Ansprechpartnern (m/w/d), einschließlich des Erstkontakts am Empfang und Telefon. * Kompetenter Empfang und Betreuung von Geschäftspartnern (m/w/d) und Bewerbern (m/w/d). * Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen sowie Organisation der Kundenverpflegung. * Administrative und organisatorische Betreuung interner und externer Firmenevents sowie Trainings (Aus- und Weiterbildungen, Veranstaltungen etc.). * Unterstützung bei PR-Aktivitäten, wie Messevorbereitungen und Presseaussendungen. * Allgemeine administrative Tätigkeiten, z. B. Postabwicklung, Verteilung von Informationen und E-Mails. * Mitarbeit bei der Verwaltung externer Partnerunternehmen, einschließlich der Erstellung von Monatsberichten und weiterer Aufgaben. Reiseorganisation: * Effiziente Organisation internationaler Dienstreisen, einschließlich Koordination aller Reisepläne. * Flug- und Hotelbuchungen gemäß den Reisekostenrichtlinien sowie Einholung der erforderlichen Genehmigungen. * Recherche zu Einreisebestimmungen und Beschaffung der notwendigen Visa. * Zusammenstellung und Bereitstellung aller relevanten Reisedokumente, individuell angepasst an die Anforderungen der Reisenden. * Organisation und Verwaltung des Fuhrparks, einschließlich Fahrzeugübernahme und Protokollierung von Schäden. * Verwaltung und Analyse elektronischer Fahrtenbücher. * Unterstützung bei der Erstellung von Reiseberichten und Reisekostenabrechnungen. * Sorgfältige Prüfung und Freigabe von Reisekostenrechnungen. Unsere Anforderungen / Voraussetzungen: * Abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. HAK, HAS, HBLA, Tourismus, Lehre oder eine vergleichbare Qualifikation. * Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem Gespür für die Optimierung von Prozessen. * Professionelle Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. * Berufserfahrung im Travel Management, idealerweise mit einem Hintergrund in der Reisebranche. * Proaktive Persönlichkeit mit Freude an serviceorientierter Arbeit. * Flexibilität, um auf geänderte Anforderungen zeitnah und effektiv zu reagieren. * Präzise und sorgfältige Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch. * Teamorientiertes Denken und eine hohe Einsatzbereitschaft. * Gute Kenntnisse in MS Office und die Fähigkeit, digitale Tools effizient einzusetzen Wir bieten: * Verantwortungsvolles und eigenständiges Arbeiten * Attraktiver Arbeitsplatz mit langfristigen Perspektiven in einem internationalen Umfeld und kontinuierlich wachsendem und finanzkräftigen Unternehmen * Teamspirit, Sinn für Kollegialität * Freiwillige Sozialleistungen, Weiterbildungsmöglichkeiten * Parkmöglichkeiten vor Ort, gute Anbindung zum öffentlichen Nahverkehr * Das Mindestentgelt (Kollektivvertrag für Angestellte des Metallgewerbes) für diese Stelle beträgt ab dem 1. Dienstjahr 2.727,40 €. Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Berufserfahrung gegeben. Interessiert? Sende uns deine Bewerbung und du könntest schon bald zu unserem Team gehören! Nittoku Europe GmbH Ebentaler Straße 140 9020 Klagenfurt; Austria M: +43 676 89 70 20 300 E: Das Mindestentgelt für die Stelle als Front & Back Office  Administrative Specialist  (m/w/d) beträgt 2.727,40 EUR brutto pro Monat auf Basis Vollzeitbeschäftigung. Bereitschaft zur Überzahlung.