Assistenz der Geschäftsleitung m/w/d (Baumeisterbetrieb - Teilzeit ab 20Wst.)

1 Assistenz der Geschäftsleitung m/w/d (Baumeisterbetrieb - Teilzeit ab 20Wst.) Das Unternehmen befindet sich in der Aufbau- und Wachstumsphase, weshalb die Position neben klassischen Assistenzaufgaben auch eine aktive Mitwirkung bei der Strukturierung und Organisation des Unternehmens umfasst. Tätigkeit: * Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Belangen * Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Baustellenbesuchen der Geschäftsleitung und Bauleitung * Vorbereitung von Besprechungen, Bauprojekten, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen * Protokollführung bei Projekt- und Geschäftsbesprechungen sowie Nachverfolgung von vereinbarten Maßnahmen * Kommunikation und Korrespondenz mit Auftraggeber_innen, Planer_innen, Behörden, Lieferant_innen, Subunternehmer_innen und Mitarbeiter_innen * Unterstützung bei der administrativen Abwicklung von Bauprojekten (Angebote, Aufträge, Dokumentation, Ablage, Rechnungen) * Organisation und Verwaltung von Projektunterlagen, Verträgen, Plänen und Schriftverkehr * Unterstützung bei der Angebots- und Auftragsverwaltung sowie bei Ausschreibungen * Mitwirkung bei der Vorbereitung und administrativen Begleitung von Bauprojekten und Baustellenorganisation * Aufbereitung von projektbezogenen Auswertungen, Übersichten und Berichten für die Geschäftsleitung * Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Bauleitung, Technik, Büro und externen Projektbeteiligten * Unterstützung bei der Koordination von Subunternehmer_innen und Lieferant_innen aus administrativer Sicht * Organisation interner Abläufe sowie Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Unternehmensorganisation * Verwaltung und Strukturierung von Unternehmensdokumenten und digitalen Ablagesystemen * Unterstützung bei Marketingmaßnahmen, Projektpräsentationen und Referenzdokumentationen Zusätzlich unterstützt die Assistenz der Geschäftsleitung die Unternehmensführung aktiv beim Aufbau und der Weiterentwicklung der internen Unternehmensstruktur. Dazu gehören insbesondere: * Mitwirkung bei der Entwicklung effizienter Büro-, Kommunikations- und Verwaltungsstrukturen * Aufbau und Pflege geordneter Dokumentations-, Ablage- und Organisationssysteme * Unterstützung bei der Einführung und Strukturierung interner Prozesse und Arbeitsabläufe * Organisatorische Unterstützung beim Wachstum des Unternehmens sowie bei der Weiterentwicklung interner Standards und Strukturen Fachliche Kenntnisse und Qualifikationen: * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HLW, Bürokauffrau_mann oder vergleichbare Ausbildung) * Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder als Assistenz der Geschäftsführung von Vorteil * Grundkenntnisse der Bauwirtschaft bzw. Bauadministration von Vorteil (Angebote, Ausschreibungen, Baustellenorganisation) * Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) * Erfahrung mit Dokumentenmanagement und digitaler Ablage * Grundkenntnisse in Buchhaltungsvorbereitung und Rechnungsprüfung * Erfahrung in Termin- und Projektkoordination * Kenntnisse im Umgang mit Behörden, Kund_innen und Geschäftspartner_innen * Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift * Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise * Organisationsstärke und hohe Diskretion * Erfahrung im Aufbau von administrativen Strukturen in kleinen Unternehmen von Vorteil Soft Skills: * Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise * Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten * Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein * Flexibilität und Belastbarkeit * Proaktive Denkweise und Hands-on-Mentalität Wir bieten: * Ein spannendes Umfeld in einem jungen, wachsenden Unternehmen * Eigenverantwortliches Arbeiten und die Möglichkeit, Strukturen aktiv mitzugestalten * Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Administration, Organisation und Projektunterstützung * Kurze Entscheidungswege in einem motivierten Team Bewerbung: Wir freuen...