Backoffice / Office Management (m/w/d) – Direktvermittlung – unbefristete in Gröpelingen Ölhafen (Kaufmann/-frau - Groß- und Außenhandelsmanagement (Außenhandel))

Griepenstroh Personalvermittlung GmbH

Germany, 28209 Bremen

Direct hire

Updated: 2/9/2026

Backoffice / Office Management (m/w/d) - Direktvermittlung - unbefristete Festanstellung - Bremen

Problem
Wenn im Backoffice Dinge liegen bleiben, kostet das Tempo: Termine wackeln, Unterlagen fehlen, Rechnungen hängen, Infos sind nicht auffindbar. In dieser Rolle sorgst du dafür, dass der Laden sauber läuft - strukturiert, zuverlässig und ohne Drama.

Deine Aufgabe
Du hältst dem Team (und der Geschäftsführung) den Rücken frei. Du bringst Ordnung in Ablage, Daten, Kommunikation und Routinen - damit Prozesse stabil sind und Entscheidungen auf klaren Infos basieren.

Deine Aufgaben

Du koordinierst Termine, Unterlagen und Wiedervorlagen (inkl. Nachhalten, wenn etwas fehlt)
Du pflegst Stammdaten, Listen und Dokumente strukturiert (Ordnung, Versionen, Zugriffe)
Du erstellst und überarbeitest Unterlagen nach Vorlage (z. B. Schreiben, Übersichten, interne Dokumentation)
Du unterstützt bei Rechnungs- und Belegthemen: prüfen, zuarbeiten, sauber dokumentieren
Du arbeitest mit Tools und Systemen (z. B. ATS/CRM) und hältst Datenqualität hoch
Du übernimmst Kommunikation mit Dienstleistern/Plattformen (z. B. Jobbörsen, Software, Office-Themen)
Du erkennst Lücken früh, sprichst sie an und setzt sie pragmatisch um - damit nichts „untergeht“

Das bringst du mit

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis (Backoffice, Assistenz, Office Management)
Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und genau - und bleibst trotzdem pragmatisch
Sicher in MS Office (Outlook, Word, Excel)
Du kommunizierst klar und verbindlich, intern wie extern
Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich
Pluspunkte: Erfahrung mit digitalen Ablagen, Prozessarbeit, ATS/CRM-Systemen (z. B. Teamtailor)

Rahmen