Teamassistenz (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Teamassistenz (m/w/d)

Fokus: Backoffice
Teilzeit, vor Ort, ab sofort

Aufgaben und Ziele:

Auftrags- und Vertragsmanagement

• Anlage und Pflege von Aufträgen im System
• Ausarbeitung, Überwachung und Verwaltung von Wartungsverträgen und -aufträgen

Daten- und Systempflege

• Pflege und Aktualisierung von Daten in unseren Systemen
• Stammdatenpflege (Leads, Accounts, Kontakte, Lieferanten etc.)
• Pflege interner Listen

Organisation und Administration

• Erstellung und Verwaltung von kundenbezogenen Bescheinigungen und Formularen
• Verwaltung von Zertifikaten wie Unbedenklichkeits- und Schweißerbescheinigungen
• Anmeldung und Organisation von Schulungen inkl. Hotelbuchungen
• Nachverfolgung und Verwaltung von Schulungsnachweisen
• Allgemeine Büroorganisation wie Ablage und Archivierung von Unterlagen

Kaufmännische Vertretung
Urlaubs- und Krankheitsvertretung mit erweiterten Aufgaben:

• Schreiben von Rechnungen
• Erstellung von Angeboten
• Zeiterfassung und Vorbereitung der monatlichen Lohnabrechnung
• Telefonische und schriftliche Kommunikation (E-Mail, Post)
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Kassenführung

Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder vergleichbar)
• Einige Jahre Berufserfahrung
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (insbesondere MS Excel, Word, Outlook)
• Erfahrung im Umgang mit ERP-/CRM-Systemen

Highlights:

• 30 Tage Urlaub
• JobRad, Corporate Benefits, Wellpass
• Hochmoderner und ergonomischer Arbeitsplatz mit höhenverstellbarem Schreibtisch und hochwertiger Hardware
• Budget für Arbeitskleidung