Sales coordinator

Gérer les commandes et demandes des clients (mail, téléphone). Mettre tout en œuvre pour optimiser ces tâches en améliorant les méthodes de travail et en utilisant au mieux l’outil informatique. Fonction commerciale: support des commerciaux externes Est en première ligne pour répondre aux appels téléphoniques extérieurs. Gestion administrative des salons. Gestion administrative.  Back up de la comptable pour la facturation client et notes de crédit y compris Hubitools Lux Dispatching et traitement rapide des e-mails de la responsable de la logistique d’approvisionnement.   Il contribue à l’amélioration du système qualité en communicant les non conformités et les risques au responsable qualité.    4. Champs de résultat   1.    Support commercial •     Rédiger les offres de prix simples avec délais aux clients et aux prospects •     Encoder les prix de ventes et prix spéciaux aux clients et les promotion (début et fin) •     Assister le directeur commercial dans la mise à jour des tarifs. •     Missions ponctuelles: statistiques et autres… •     Centralisation de l’organisation des salons. •     Gestion des claims client (transfert vers le(la) responsable achat pour SAV et à la responsable comptabilité pour compta) •     Création et suivi des fiches clients.   2.    Commandes •     Encoder les commandes client plus classement. •     Confirmer les délais pour les marchandises non livrables •     Confirmer les conditions commerciales (délai paiement et transport) et contact comptabilité pour la couverture crédit en cas de « client bloqué » pour les clients existants. Pour les nouveaux clients, peut confirmer les conditions de paiement standard. Les conditions spéciales étant du ressort du directeur commercial.     3.    Livraisons •     Visualiser toutes les commandes. Rester en communication journalière avec la logistique pour gérer les urgences des différentes commandes. (Urgent, Pas de stock, Livraisons à long terme) •     S‘assurer du suivi et du respect des dates de livraison. •     Etre perpétuellement au courant des commandes ou BO en cours ainsi que des arrivées de marchandises afin d’organiser au mieux et dans les meilleurs délais les livraisons vers les clients. •     Gérer le planning de livraison conjointement avec la logistique (respect des délais) •     Back up du manager logistique pour la gestion des BO •     Gérer les « problèmes de livraison » •     Editer les factures « Pro Forma » pour paiement avant départ des marchandises et suivi du paiement via la comptabilité. •     Gestion des « rationnements » pour des produits fortement demandés en accord avec le directeur commercial.   4.    SAV clients •     Transfert des plaintes concernant la qualité du produit vers la responsable logistique d’approvisionnement. •     Traitement des claims non liées à la qualité du produit (quantité, prix, livraisons,..) Remplir le fichier Excel des non conformités et faire le suivi.   5.    Certifications  et certificats de longue durée. Fournit aux clients les certificats d’origine et les certificats « longue durée » demandés par les clients pour le passage aux douanes.   6.    E-shop Gestion des commandes et des réponses aux clients du e-shop.

Customer service representative (24 months)