Dossierbeheerder audit
Het Juridisch Maatschappelijk Kenniscentrum voor gerechtsdeurwaarders (SAM-TES vzw), met 7 medewerkers staat in voor het versterken van het beleid van de NKGB en het optimaliseren van de dienstverlening naar de beroepsgroep. Het kenniscentrum focust op twee pijlers: (1) relevante wetgeving voor gerechtsdeurwaarders opvolgen en politiek-juridische ondersteuning bieden via de juridische dienst en (2) de benoemingscommissies juridisch en administratief ondersteunen. Ter versterking van het team zijn we momenteel op zoek naar een bijkomende projectmedewerker die ondersteuning biedt aan het beleidswerk en die er mee voor zorgt dat de examens en benoemingen tot (kandidaat-)gerechtsdeurwaarderadministratief en organisatorisch vlot verlopen. Ter ondersteuning van de policy advisors monitor je Belgische en Europese beleidsmakers, andere vrije beroepen en sociaaleconomische organisaties die relevant zijn voor de sector, zoals de FOD Justitie en FOD Financiën, evenals verschillende beroepsgroepen en overheidsinstellingen. Je onderhoudt contact met deze gesprekspartners en de Raad van Bestuur van SAM-TES voor het organiseren van werkgroepen, commissievergaderingen, hoorzittingen en andere overlegmomenten. Je ondersteunt bij het voorbereiden van deze overlegmomenten en maakt de nodige sjablonen, verslagen en vertalingen op. Je draagt bij aan de externe communicatie over beleidsthema's, zoals nieuwsbrieven, beleidsnota's en presentaties. Samen met je collega’s in de cel Benoemingen, ben je verantwoordelijk voor de organisatie en administratieve follow-up van de benoemingscommissies, de examens tot (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder en het tijdig en accuraat verwerken van relevante documenten. Op basis van inschrijvingslijsten van FOD Justitie verzamel je de nodige informatie en creëer je dossiers in het digitale platform voor de benoemingscommissies. Je zorg voor een gepaste locatie, inclusief catering en overnachtingsmogelijkheden, en bent aanwezig bij de examens om een soepel verloop te faciliteren. Je woont de vergaderingen van de benoemingscommissies bij en maakt de verslagen op. Je staat in voor het opstellen en verzenden van professionele briefwisseling, o.a. met betrekking tot de resultaten van de diverse examens, evaluaties en hoorzittingen. Eventuele vragen die volgen over de procedures, beantwoord je zelf of speel je door naar de bevoegde jurist. Je bezit een bachelordiploma in een administratieve of juridische richting of beschikt over een gelijkwaardige ervaring. Je kan een succesvolle ervaring van minstens drie jaar voorleggen binnen een complexe administratieve functie. Je hebt interesse in de juridische en/of politieke wereld. Door je sterke organisatievermogen, weet je de verschillende deadlines te halen. Je bent een proactieve doener die energie krijgt van het oplossen van onverwachte situaties. Je bent een teamspeler die met plezier anderen helpt, discreet omgaat met vertrouwelijke informatie en garant staat voor het afleveren van kwaliteit. Je kan vlot communiceren in het Nederlands en het Frans, zowel spreken als schrijven. Je bent bereid occasioneel (tot maximum 5 keer per jaar) op zaterdag en op locatie te werken om de benoemingscommissies bij te staan. Je kan vlot werken met het Microsoft Office-pakket en hebt interesse in nieuwe technologieën.