Secrétaire de direction performante (H/F) * CDI à temps partiel

B&M Engineering est un bureau d'études spécialisé dans la conception et le dimensionnement d'ouvrages d'art, ainsi que dans la construction de téléphériques à matériaux.

Nous recrutons pour nos bureaux à Chamonix-Mont-Blanc un(e) Secrétaire de direction, dans le cadre d'un départ.
Vous travaillerez durant les 15 premiers jours en doublon avec la Responsable, avant de pouvoir occuper votre poste en pleine autonomie.
Vous assurerez le bon fonctionnement administratif de la société.

Temps partiel de 15 H/Semaine environ.
Salaire de 17 €/Heure.

• Secrétariat /

• Accueil téléphonique et gérer les demandes-clients avec professionnalisme, courtoisie et bienveillance.
• Gestion hebdomadaire des courriers, emails et communications internes.
• Rédaction de divers documents.

• Commercial - Communication - Développement /

• Participation à la communication interne et externe.
• Post sur LinkedIn, suivi de site-web (suite à accompagnement interne).
• Veille des appels d'offres.
• Réponse à appel d'offre (suite à formation en interne).
• Démarches sur les marchés à l'étranger (chambre de commerce, entreprises, ambassades).
• Organisation des dossiers physiques et numériques (fichiers, classement).

• Planning et suivi du personnel /

• Organisation et gestion-coordination des différents évènements au sein de l'entreprise.
• Gestion de l'agenda d'entreprise, planification des rendez-vous, réunions et organisation des déplacements du Gérant.
• Gestion et organisation des déplacements du personnel (réservations, planifications, démarches administratives).
• Gestion des heures supplémentaires, des notes de frais, des astreintes, congés, maladie.
• Suivi des formations du personnel.
• Recherche et aide aux nouvelles embauches.

• Abonnements et consommables /

• Suivi et gestion des véhicules (contrôles, entretiens).
• Gestion de l'ensemble du matériel informatique B&M Eng. (hard/softwares), utilisation/restitution.

• Factures /

• Support à la comptabilité pour l'enregistrement des factures.
• Suivi des échéanciers-fournisseurs.
• Soutien aux chargés d'affaires pour la facturation.
• Gestion des relances-clients.

• Assistance au pilotage /

• Préparation et comptes-rendus des réunions et comités de pilotage.
• Saisie des comptes-rendus, rédiger des courriers variés (lettres, présentations).
• Suivi des tableaux d'affaires, vérifier, compiler.
• Proposition pour améliorations de développement (administratif et commercial), outils et méthodes.
• Recherches des outils de gestion et mise en œuvre de ceux-ci.

Qualités personnelles requises:

• Agilité et capacité d'adaptation sous l'autorité de sa hiérarchie.
• Sens du service et devoir de discrétion.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression.
• Gestion des priorités, anticipation, sens de l'organisation.
• Pro-active.
• Force de proposition pour améliorer les processus administratifs, opérationnels et le développement.
• Défendre les intérêts de l'entreprise (relation externes et internes).
• Capacité de négociation (prestataires).
• Bonne présentation et ponctualité.
• Bon sens du relationnel en communication orale et écrite.
• Maîtrise des outils informatiques.