Assistant(e) de direction (H/F)

Notre EHPAD accueille des personnes âgées autonomes, en perte d'autonomie ou dépendantes, dans un environnement chaleureux, sécurisé et bienveillant.
Notre équipe pluridisciplinaire accompagne chaque résident de manière personnalisée, dans le respect de son histoire, de ses habitudes de vie et de ses choix. Notre projet d'établissement repose sur la qualité de l'accompagnement, le maintien de l'autonomie, le lien social et le bien-être au quotidien.
Rejoindre notre établissement, c'est intégrer une équipe engagée et attentive, au sein de laquelle la collaboration entre les différents métiers est essentielle. Nous accordons une importance particulière à la qualité de vie au travail, à l'intégration des nouveaux professionnels et au développement des compétences.
Nous recherchons des collaborateurs partageant nos valeurs de respect, d'écoute, de bienveillance et d'engagement auprès des personnes âgées.
Avantages

• Mutuelle
• 50% Transports
• Hello CSE

Missions
En tant que Secrétaire de direction au sein de notre EHPAD, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement administratif de l'établissement. En lien direct avec la direction, vous assurerez la gestion administrative courante ainsi qu'un appui aux ressources humaines et à la gestion de la paie.

1. Gestion administrative et secrétariat de direction

• Assurer le suivi et la gestion des documents administratifs divers.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus et documents professionnels.
• Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers.
• Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les communications internes et externes.
• Apporter un soutien administratif à la direction et aux équipes pluridisciplinaires.

1. Gestion administrative des ressources humaines

• Participer à la gestion administrative du personnel, de l'embauche au départ des salariés.
• Réaliser les déclarations préalables à l'embauche (DPAE).
• Préparer et éditer les contrats de travail ainsi que les documents administratifs liés à l'embauche.
• Assurer le suivi des dossiers du personnel et leur mise à jour.
• Collecter et contrôler les éléments variables de paie: heures travaillées, absences, congés, arrêts maladie, heures supplémentaires et autres éléments nécessaires à l'établissement des bulletins.
• Participer à la préparation et à l'édition des bulletins de paie.
• Assurer le suivi administratif des absences, des congés et des visites médicales et des mutuelles.
• Veiller au respect des procédures internes et à la confidentialité des données du personnel.

1. Gestion des outils bureautiques

• Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) pour créer des documents, des tableaux de suivi.
• Assurer la mise à jour des tableaux de bord administratifs et RH.
• Utiliser les logiciels de gestion du personnel et de paie, selon les outils en place dans l'établissement.

ProfilN
Nous recherchons un(e) candidat(e) qui possède les qualités suivantes:

• Expérience: Minimum de 2 ans d'expérience dans un poste similaire ou BTS, idéalement dans le secteur RH, administration, gestion d'entreprise.
• Compétences: Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des compétences en gestion administrative.
• Qualités personnelles: Rigueur, sens de l'organisation, esprit d'équipe, capacité d'écoute et bienveillance envers les résidents et le personnel.
• Communication: Excellentes compétences en communication écrite et orale pour interagir efficacement avec les différents interlocuteurs.