Assistant de planification (H/F)

L'ACSAD, service d'aide et de soins à domicile dans les Deux-Sèvres, a pour missions d'accompagner dans leur quotidien, des personnes âgées (plus ou moins dépendantes), des personnes en situation de handicap mais aussi des personnes en situation de précarité sociale.
Le siège social est basé à Coulonges sur l'Autize.

L'association intervient sur un large secteur et dispose de 4 antennes: Parthenay, Mazières-en-Gâtine, Niort et Brioux-sur-Boutonne.

À propos du poste
Nous recherchons un(e) assistant(e) en planification pour rejoindre notre association sur le site de Coulonges-sur-l'Autize, dans le cadre du remplacement d'un salarié absent.

Placé/e sous la responsabilité du responsable de secteur, l'assistant de planification organise et gère les interventions du service d'aide et d'accompagnement à domicile.
Il accueille et reçoit les demandes des prospects, des clients et des salariés, et assure la gestion administrative de l'antenne.
Il organise et planifie les interventions des aides à domicile dans le respect de la législation du travail et applique les procédures qualité.

Missions

• Accueillir et orienter la demande du client à l'antenne ou par téléphone
• Préparer, planifier et suivre les interventions dans l'outil dédié:
  Construire les plannings structurels des clients,
  Optimiser les plannings en veillant aux inter-vacations et aux compteurs de modulation des salariés,
  Réaliser les modifications évènementielles du planning et en informer le client,
• Recueillir et transmettre au responsable les informations nouvelles concernant le client (évolution de situation, situation complexe, réclamations, évènement indésirable)
• Assurer un suivi quotidien de la télégestion et alerter sur les incohérences de badgeage des salariés au responsable de secteur
• Assurer le suivi de la réalisation des contrats clients et alerter le responsable de secteur en cas de décalage avec le contrat
• Assurer mensuellement la mise à jour des fiches clients (accords, clôture, etc.)
• Participer au fonctionnement de l'antenne du service d'aide et d'accompagnement à domicile: assister le responsable de secteur dans ses activités (préparation des dossiers clients et salariés)
• Participer à la vie de l'association:
  Assurer l'accueil téléphonique multi-sites
  Participer aux réunions inter-services
  Contribuer sur sollicitation à des groupes de travail: projet de service, amélioration continue des process

Profil recherché
Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences organisationnelles, votre maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, logiciels métiers) et votre expérience en gestion administrative.
Vous possédez une expérience préalable en gestion de dossiers, saisie de données, accueil téléphonique et support client.
Vos qualités relationnelles, votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et votre sens du service client seront essentiels pour réussir dans ce poste.
Une connaissance de la branche de l'aide à domicile constitue un atout supplémentaire.
Nous attendons un/e candidat(e) dynamique, rigoureux(se), discret(e) et doté(e) d'un excellent sens de l'organisation.

CDD d'un mois temps plein basé à Coulonges sur l'Autize, éventuellement renouvelable

• Niveau Bac +2 type BTS SP3S
• BAC PRO Secrétariat / SAPAT