Assistant de formation (H/F)

Dans le cadre d'un futur départ à la retraite, nous recherchons un(e) Assistant(e) de formation en CDI à temps plein pour rejoindre notre équipe et contribuer au bon déroulement des parcours de formation.
Vous aimez accompagner et trouver des solutions ? Vous appréciez le contact avec des publics variés et souhaitez exercer un métier au cœur de l'activité d'un organisme de formation ? Alors, ce poste est peut-être fait pour vous !

VOTRE RÔLE
Au sein de l'équipe et en lien avec l'Ingénierie de formation, vous êtes un véritable point d'appui dans le fonctionnement quotidien des formations.
De l'accueil au suivi administratif des étudiant(e)s, en passant par les relations avec les intervenant(e)s et les partenaires, vous contribuez à rendre les parcours fluides, organisés et de qualité.
Votre rôle est à la fois administratif, relationnel et opérationnel.

VOS PRINCIPALES MISSIONS
Assurer le suivi des parcours de formation

• Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiant(e)s tout au long de leur parcours.
• Préparer et suivre les différents documents nécessaires à la formation: inscriptions, conventions, contrats, convocations, attestations, émargements, évaluations.
• Mettre à jour les données dans les outils de gestion et veiller à leur fiabilité.
• Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents.
• Assurer une activité de saisie pour garantir la gestion administrative, le suivi des apprenants et la conformité des dossiers
• Veiller au respect des échéances et effectuer les relances nécessaires.

Contribuer au bon déroulement des formations

• Participer à l'organisation pratique des formations.
• Organiser les aspects logistiques: salles, équipements, documents et informations pratiques.
• Assurer le lien avec les intervenant(e)s et prendre en compte leurs besoins.
• Apporter un premier niveau d'assistance dans l'utilisation des outils nécessaires aux formations.
• Identifier les difficultés et contribuer à leur résolution.

Être un interlocuteur privilégié

• Être en relation et participer à l'accueil des étudiant(e)s, formateur(trice)s et intervenant(e)s, employeurs, financeurs, partenaires et prestataires.
• Apporter des réponses claires, fiables et adaptées, dans un esprit de service et de coopération.

Participer à la qualité et à l'amélioration continue

• Contribuer au suivi des éléments nécessaires à la facturation, aux financements et au reporting.
• Participer à la préparation des bilans, enquêtes et éléments liés à la qualité.
• Contribuer à la fiabilisation des données et à la traçabilité des activités.
• Être force de proposition pour améliorer l'organisation et les pratiques.

Participer à la promotion des formations

• Contribuer aux journées portes ouvertes, forums, salons, réunions d'information et autres événements permettant de faire connaître les formations et l'activité d'Etcharry.

LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS
Vous êtes avant tout une personne organisée, rigoureuse et dynamique, qui apprécie de travailler dans un environnement où les journées ne se ressemblent pas.
Vous savez gérer plusieurs activités en parallèle, hiérarchiser vos priorités et respecter les échéances.

Vous êtes reconnu(e) pour: votre sens de l'organisation et votre rigueur, votre aisance relationnelle et votre sens du service, votre capacité à travailler en équipe, votre autonomie et votre capacité d'initiative, votre réactivité face aux imprévus, votre discrétion et votre fiabilité.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et numériques et savez vous adapter à différents outils de gestion. Une connaissance de l'outil de gestion des formations "Ypareo" serait appréciée.
Une connaissance du secteur de la formation, ou des secteurs social, médico-social ou de l'animation, serait appréciée.