Gestionnaire administratif Pôle doctoral (F/H)

RESPONSABILITÉS:

La DRIS recrute un gestionnaire administratif (F/H). Au sein du Pôle Doctoral de la direction, l'agent est chargé de la gestion administrative et du suivi des doctorant.e.s inscrit.e.s à l'ED 3MG et à l'Université du Mans.
Conduite de projet:

Missions et activités principales
Gestion de direction de l'Ecole doctorale 3MG

• Diffusion des informations et des procédures aux doctorant.e.s, aux enseignants-chercheurs et aux partenaires institutionnels, garantie de l'application des procédures
• Organisation des réunions relevant de l'ED 3MG et rédaction des comptes rendus
• Organisation des jurys pour les contrats doctoraux
• Gestion courante du budget et des appels à projet
• Organisation de manifestations: soutien logistique et gestion des dépenses
• Suivi des formations: inscription, suivi et validation des participations
• Mise à jour du site web

Gestion des Ecoles Doctorales de site en Sciences & Techniques:

• Gestion des opérations d'inscription et des formalités préalables, suivi de la campagne des contrats doctoraux
• Organisation administrative des soutenances de thèse et délivrance des diplômes
• Suivi de l'insertion professionnelle des docteur.e.s

Missions et activités associées
Missions transversales du Pôle doctoral:

• Accueil, information et orientation des doctorant.e.s et des enseignants- chercheurs
• Appui à l'organisation des réunions du Pôle Doctoral
• Participation à l'organisation d'évènements
• Soutien administratif et financier
• Gestion de l'inscription à l'HDR

PROFIL RECHERCHÉ:

Pré-requis indispensable à la prise de poste: Très bonne pratique de l'anglais à l'oral
Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)

• Connaissance de l'écosystème de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissance de la règlementation applicable à l'enseignement supérieur et au domaine des études doctorales
• Connaissance et utilisation de l'expression orale et des techniques d'accueil
• Langue anglaise: bon niveau

Savoir-faire opérationnels

• Maîtrise des outils bureautiques et outils de communication (internet- intranet)
• Capacité à maîtriser des applications spécifiques: APOGEE (Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants) AMETHIS (suivi et gestion des doctorants et des docteurs), STEP (déclaration des sujets de thèse), STAR (signalement pour le dépôt électronique des thèses)...
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Concevoir des tableaux de bord

Compétences relationnelles

• Capacité à organiser son travail, à anticiper les échéances et à hiérarchiser les besoins et les priorités
• Capacité à prendre en compte les demandes et à y répondre de manière appropriée
• Rigueur
• Capacité à travailler en équipe
• Aptitudes relationnelles avec les interlocuteurs internes et externes
• Capacité d'écoute et de dialogue
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Aptitude à communiquer, à assurer la diffusion de l'information aux services de l'université et aux partenaires extérieurs, et à rendre compte à la hiérarchie
• Sens relationnel
• Réactivité
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  Poste ouvert aux: contractuels et fonctionnaires
  Catégorie / corps: B - Technicien
  Type de contrat: CDD 10 mois avec perspective de renouvellement
  Quotité de travail: 100 %
  Poste à pourvoir: dès que possible
  Rémunération: à partir de 2 107,02 € brut/mois
  Expérience professionnelle exigée: Débutant accepté
  Diplôme/ niveau d'étude exigé: Niveau 4 - Baccalauréat
  Domaine: Secrétariat, gestion administrative
  Date de parution: 23/10/2026 Date limite de candidature: 06/11/2026