Assistant(e) d'équipe; Team Assistant (H/F)

Emploi en anglais, merci de candidaté avec un CV en anglais.

À PROPOS DE L'AMM:
L'Association Médicale Mondiale (AMM) est une organisation internationale représentant les médecins. Fondée en 1947, elle fédère les associations médicales nationales du monde entier et œuvre pour atteindre les normes les plus élevées possibles en matière d'éthique médicale, d'enseignement, de science et de soins de santé pour tous. Son bureau est situé à Ferney-Voltaire, en France.

PRÉSENTATION DU POSTE:
Assurer un soutien administratif et de secrétariat efficace et complet auprès du Secrétaire général, de la Direction des opérations, du Coordinateur des opérations et de l'ensemble de l'équipe. Le poste s'exerce avec une large autonomie, dans le cadre des procédures établies et sous la direction générale du Coordinateur des opérations.

PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITÉS:

• Apporter un soutien efficace en matière de secrétariat, d'administration et de logistique à l'ensemble des membres de l'équipe
• Être le premier point de contact (courrier, e-mail, téléphone et accueil des visiteurs)
• Gérer la communication générale et la correspondance, assurer la continuité des processus administratifs du bureau et traiter les autres affaires administratives courantes
• Gérer et coordonner les agendas de l'équipe afin que le travail de chacun soit visible et bien communiqué, et que tous les documents utiles soient disponibles
• Planifier les rendez-vous et les réunions à la demande et contribuer à la planification de la charge de travail de l'équipe selon les instructions
• Répondre efficacement à toutes les demandes écrites et orales et apporter des conseils le cas échéant
• Veiller à ce que l'administration du personnel soit conforme à la législation française, en coordination avec le cabinet comptable externe
• Gérer les données relatives aux Membres constituants et aux Membres associés

DOMAINES DE RESPONSABILITÉ SPÉCIFIQUES:

Gestion des réunions et classement

• Assister l'équipe, sous la direction du Coordinateur des opérations, lors des réunions statutaires de l'AMM et des réunions externes, en assurant un soutien complet de secrétariat pour la planification, la préparation, la coordination et la gestion des réunions
• Gérer les inscriptions aux événements, les badges et le système de gestion des événements
• Organiser les réunions régulières et ponctuelles, y compris la préparation des documents de séance et des notes d'information, ainsi que la rédaction des comptes rendus
• Tenir un système de classement confidentiel et efficace, conformément aux procédures établies
• Traduire en français des lettres, notes et autres informations si nécessaire
• Apporter un soutien pour les cotisations des membres et les autres demandes des membres de l'AMM

Correspondance avec les Membres constituants et associés

• Mettre à jour la base de données des membres dans le CRM ainsi que le carnet d'adresses
• Être le référent pour les lettres officielles et la correspondance relatives aux membres
• Être le point de contact des membres et des interlocuteurs externes

Site internet

• Mettre à jour les pages web attribuées

Législation française

• Classer les documents relatifs aux cotisations sociales et à la fiscalité qui ne sont pas traités par le cabinet comptable externe
• Être l'interlocuteur de la Préfecture, de la CPAM et de la mutuelle, conformément aux procédures internes

Gestion des locaux et du patrimoine immobilier

• Être le premier point de contact des locataires de l'AMM
• Assister le Coordinateur des opérations pour toutes les questions relatives aux locaux et au patrimoine immobilier
• Contribuer à identifier les besoins de réparation et d'entretien des locaux et organiser les interventions nécessaires
• Tenir à jour la base de données immobilière

Autres missions