Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant der GF (m/w/d)

In dieser Schlüsselrolle unterstützt Du die Geschäftsführung der capeleo GmbH im operativen Tagesgeschäft, bei der Priorisierung wichtiger Themen und in der strukturierten Steuerung wiederkehrender Prozesse. Ziel der Stelle ist es, die Geschäftsführung spürbar zu entlasten, Entscheidungswege zu verkürzen und organisatorische Klarheit zu schaffen.

Du übernimmst die aktive Steuerung und Koordination des Geschäftsführungsalltags. Dazu gehören Terminmanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Gesprächen, Fristenkontrolle, Wiedervorlagen, interne Abstimmungen sowie die strukturierte Bearbeitung operativer Themen. Du erkennst Engpässe, priorisierst Aufgaben eigenständig und hältst der Geschäftsführung konsequent den Rücken frei.

Deine Aufgaben:

• Termin-, Reise- und Besprechungskoordination für die Geschäftsführung
• Vorbereitung, Strukturierung und Nachverfolgung von Meetings, Aufgaben und Entscheidungen
• Schnittstellenkommunikation zwischen Geschäftsführung, internen Teams, Kunden, Bewerbern und externen Partnern
• Aufbau und Pflege von klaren Ablage-, Dokumentations- und Wiedervorlagestrukturen
• Unterstützung bei kaufmännischen, organisatorischen und administrativen Themen
• Proaktive Identifikation von Handlungsbedarf, offenen Punkten und Prozessverbesserungen
• Klare Kommunikation von Prioritäten, Fristen und Erwartungen
• Diskrete Bearbeitung vertraulicher Informationen und sensibler Vorgänge

Anforderungen:

• Erfahrung in Assistenz, Office Management, Sachbearbeitung, Projektkoordination, Personalwesen, Kundenbetreuung oder einer vergleichbaren organisatorischen Funktion
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, E-Mail, Kalender- und Dokumentenmanagement
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise
• Kaufmännisches Grundverständnis und sicherer Umgang mit administrativen Abläufen
• Verständnis für Prozesse, Fristen, Prioritäten und Verbindlichkeit
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Erfahrung in Personaldienstleistung, Recruiting, Kundenservice oder Administration von Vorteil
• Sprachen wie Tschechisch, Slowakisch, Rumänisch und/oder Bulgarisch sind ein absolutes Plus

Benefits & Bedingungen:

• Festanstellung ab sofort in einem wachsenden Unternehmen
• Sicheres, marktübliches Fixgehalt
• Strukturierte Einarbeitung in Leistungen, Branchen und Gesprächsleitfäden
• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Abwechslungsreiche Kontakte in verschiedenen Branchen (Industrie, Handwerk, Bau, Logistik, Pflege etc.)
• Wertschätzendes Team mit regionalem Fokus und persönlicher Unternehmenskultur
• Perspektiven zur Weiterentwicklung im Unternehmen