Secrétaire Administratif(ive) (H/F)

Le Comité des Âges recrute un(e) secrétaire administratif(ve) pour son Service Autonomie à Domicile (SAD mixte). Sous la responsabilité de la direction et de la responsable de service, vous contribuez à la bonne organisation du service en assurant le suivi administratif des prises en charge et en facilitant les échanges entre les professionnels.
Vos missions principales
Accueil et communication

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées, de leurs familles et des partenaires.
• Identifier les demandes, renseigner les interlocuteurs et les orienter vers les professionnels compétents.
• Recueillir et transmettre les informations nécessaires à la prise en charge.
• Assurer la transmission des messages auprès des équipes.
  Gestion administrative des dossiers
• Constituer, mettre à jour et classer les dossiers administratifs des personnes accompagnées.
• Vérifier la complétude des dossiers et assurer le suivi des pièces manquantes.
• Enregistrer les informations dans les outils informatiques du service.
• Assurer le suivi administratif des entrées, des modifications et des fins de prise en charge.
• Veiller à l'archivage des documents et au respect des règles de confidentialité.
  Gestion des interventions et des plannings
• Participer à la gestion administrative des plannings d'intervention à domicile.
• Élaborer les tournées du SSIAD.
• Enregistrer les absences, modifications et annulations d'interventions.
• Transmettre les changements aux professionnels concernés et alerter le responsable de service en cas de difficulté.
  Suivi administratif et financier
• Participer au suivi des prises en charge et des accords de financement.
• Assurer les échanges administratifs avec les organismes financeurs.
• Préparer les documents nécessaires au suivi des dossiers.
• Transmettre les éléments variables de paie au service des ressources humaines.
  Suivi de l'activité et missions complémentaires
• Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux soins et faciliter la circulation des documents entre les professionnels.
• Participer à la préparation des réunions, à la rédaction de courriers et à la mise en forme de comptes rendus.
• Contribuer au suivi des tableaux de bord, aux statistiques et aux extractions de données.
• Participer à la démarche qualité, à la gestion documentaire et à la préparation des contrôles et évaluations.
• Organiser et réaliser des visites à domicile en lien avec l'infirmière coordinatrice.
• Réaliser toute autre mission administrative en lien avec les besoins du service et les compétences du poste.
  Le profil recherché
  Formation et compétences
• Formation en secrétariat, gestion administrative ou diplôme équivalent souhaité.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
• Bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise des techniques de secrétariat.
• Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs demandes simultanément.
• Aptitude à assurer le classement, l'archivage et le suivi rigoureux des dossiers.
• Une connaissance du fonctionnement des services d'aide et de soins à domicile serait appréciée.
  Qualités professionnelles
• Sens de l'accueil, de l'écoute et du service, rigueur, organisation et réactivité.
• Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité, bon relationnel et aptitude au travail en équipe.
• Capacité d'adaptation et maîtrise de soi face aux situations difficiles, capacité à identifier les difficultés
  Conditions du poste: Prise de poste au 1er décembre 2026
• Contrat: CDD 1 mois (renouvelable), temps de travail: 80 %, soit 28 heures par semaine, travail de journée
• Particularité: participation à des astreintes
• Travail en lien avec la direction, l'équipe administrative, les responsables de secteur, l'infirmière coordinatrice, les intervenants à domicile et les partenaires extérieur
• Rémunération: 1 857.94 € Brut