Assistant-e de direction F/H - CISAM

RESPONSABILITÉS:

Localisation: 61 Boulevard des Dames, 13002 Marseille
Type de recrutement: CDD projet - 3 ans - possibilité de renouvellement
Prise de fonction: à partir du 01/12/2026
Rémunération: A convenir selon profil et expériences
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
La Cité de l'Innovation et des Savoirs Aix-Marseille (CISAM) est un lieu à la croisée de la recherche, de l'innovation, de la formation et de la culture. Elle favorise les échanges entre les acteurs publics et privés de l'écosystème de l'innovation et contribue au développement de projets à fort impact sur le territoire.
Dans ce contexte dynamique et évolutif, la CISAM recrute un(e) Assistant-e de direction F/H afin d'accompagner la Direction dans le suivi et la coordination des activités liées à la structure et au projet CISAM+.
VOS MISSIONS
Vous assurez la gestion administrative de la structure et contribuez au suivi des actions du projet. Vous intervenez dans un environnement de travail évolutif, partenarial et transversal, nécessitant autonomie, réactivité et capacité d'adaptation.
Vos principales activités seront les suivantes:

• Réaliser les actes administratifs nécessaires au fonctionnement de la structure;
• Gérer les agendas du Directeur de la CISAM et de la Responsable Administrative et Financière;
• Organiser les réunions internes et externes et, le cas échéant, en assurer les comptes rendus;
• Coordonner et suivre les aspects logistiques et bâtimentaires de la structure;
• Coordonner et suivre les relations avec les partenaires de la CISAM et du projet CISAM+;
• Gérer les accords établis avec les laboratoires et composantes concernant les personnels recrutés dans ces structures et préparer les réunions de suivi;
• Gérer les conventions de mise à disposition de locaux et assurer le suivi des conventions de partenariat;
• Assurer le suivi administratif des recrutements;
• Participer à l'instruction de dossiers complexes et veiller à leur conformité réglementaire;
• Élaborer et suivre des tableaux de bord, produire des bilans et des statistiques;
• Assurer la circulation de l'information auprès des services de la structure et des partenaires extérieurs;
• Informer et accompagner les interlocuteurs de la CISAM dans leurs démarches;
  VOTRE POSITIONNEMENT
  Vous travaillerez en lien étroit avec la Direction de la CISAM et serez amené-e à interagir avec de nombreux interlocuteurs internes et externes: laboratoires, composantes, directions et services d'AMU, partenaires institutionnels et socio-économiques.

PROFIL RECHERCHÉ:

Compétences techniques

• Maîtrise des techniques de rédaction administrative: courriers, notes, procès-verbaux, comptes rendus, courriels...;
• Maîtrise des outils bureautiques et le Pack Office;
• Capacité à élaborer des documents de synthèse et des rapports;
• Capacité à concevoir et suivre des tableaux de bord;
• Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel appréciée.

Savoir-faire

• Organiser son activité de manière autonome et respecter les délais;
• Hiérarchiser les tâches et gérer les priorités;
• Savoir rendre compte de son activité;
• Communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés;
• Faire preuve de qualités rédactionnelles et de synthèse;
• Posséder une bonne expression orale.
  Savoir-être
• Goût du travail en équipe et des relations partenariales;
• Esprit collaboratif et sens de l'entraide;
• Proactivité, anticipation et réactivité;
• Autonomie, rigueur et fiabilité;
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Esprit d'analyse et de synthèse;
• Discrétion, respect de la confidentialité et devoir de réserve;

Un processus de recrutement fluide et transparent:
À réception de votre candidature, 2 étapes: un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé:

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible: 1 dispositif ouvert dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail (1 jours maximum / semaine).
• Un équilibre des temps de vie: bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable et/ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social