Assistant Scolarité - Planification F/H - EPITA

Rattaché(e) à la Direction des Programmes Internationaux et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable de la Scolarité, vous occuperez le poste d'Assistant(e) de Scolarité - Planification.

Vous serez l'interlocuteur privilégié des enseignants et intervenants pour l'ensemble des sujets liés à l'organisation et à la logistique des enseignements. Vous veillerez au bon déroulement des cours en assurant leur planification, la réservation des salles, la mise à disposition du matériel nécessaire ainsi que le suivi des heures réalisées jusqu'à leur facturation.

Vos missions seront les suivantes:

1. Planification des enseignements

• Collecter les disponibilités des professeurs et intervenants sourcés par le Pôle Académique du service des Programmes Internationaux, et hiérarchiser les contraintes.
• Construire, publier et mettre à jour les emplois du temps des deux rentrées (Fall et Spring) pour l'ensemble des programmes (BSc, MSc).
• Gérer les modifications, absences et remplacements, et informer étudiants et intervenants en temps réel.
• Tenir l'outil de planification à jour.

1. Salles et moyens

• Être le seul gestionnaire des réservations de salles dans l'outil: cours, mais aussi examens et soutenances à la demande des assistantes administratifves et pédagogiques, événements RE et Welcome Week.
• Identifier les besoins logistiques et techniques des enseignants, mettre le matériel à disposition et suivre les incidents avec les services concernés.

1. Onboarding et accompagnement des enseignants

• Accueillir chaque nouvel intervenant: accès, système de contrôle des présences, Moodle et outils pédagogiques, calendrier.
• Être leur interlocuteur privilégié pour toute question logistique.
• Relancer les enseignants en appui du reste de la scolarité en cas de blocage.

1. Suivi des heures et budget

• Suivre les heures réalisées par intervenant.
• Suivre les éléments de paiement, les devis et les factures (intervenants, matériel, prestations), en lien avec le service comptable.
• Suivre le budget de fonctionnement pédagogique, en lien avec le pôle académique.

1. Missions annexes et ponctuelles

• Appui logistique aux événements portés par le service d'accueil des étudiants internationaux (Welcome Services).

• Appui à l'équipe Scolarité des Programmes Internationaux.Compétences requises:

• Grande aisance avec les outils informatiques & Pack Office (Google Forms, Excel, Teams, word, powerpoint,...)

• Connaissance de l'environnement des établissements d'enseignement supérieur

-Excellent niveau d'anglais (niveau C1 minimum), vous permettant d'échanger avec aisance à l'oral comme à l'écrit dans un contexte professionnel.

Qualités:

• Aisance relationnelle, cordiale avec les étudiants et les professeurs

• Sens de l'organisation,

• Travail en équipe,

• Prise d'initiative

Si vous souhaitez rejoindre le leader de l'enseignement supérieur privé en France porté sur l'innovation et l'esprit d'entreprendre et intégrer des équipes passionnées et pleines d'ambitions, alors n'hésitez pas à postuler !

Ionis Groupe s'engage en faveur d'une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l'égalité des chances. Nous avons à cœur de de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d'égalité des sexes ou encore d'intergénérationnel.