Die Steuerberatung Enke ist eine expandierende Kanzlei mit zwei Standorten in Thüringen. Zur Verstärkung des interdisziplinären Teams suchen wir eine/einen Stellvertretung für die Teamleitung Office Management.
Deine Aufgaben:
Stellvertretung der Teamleitung im operativen Tagesgeschäft sowie bei Abwesenheit
Unterstützung bei der Organisation, Steuerung und Priorisierung von Aufgaben
Koordination der Arbeitsabläufe und Sicherstellung einer effizienten Aufgabenverteilung
Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Entlastung der Fachteams
Professioneller Empfang und Betreuung von Mandanten sowie Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern
Annahme, Weiterleitung und Koordination von Telefonaten
Bearbeitung von Postein- und -ausgang sowie Verwaltung des E-Mail-Verkehrs
Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Verwaltungsabläufen
Unterstützung beim Mandanten-Onboarding (organisatorisch und digital)
Sicherstellung eines gepflegten Kanzleiumfelds inklusive Bestellung von Büromaterialien
Pflege, Verwaltung und strukturierte Ablage von Dokumenten und digitalen Unterlagen
Mitwirkung bei der Identifikation von Optimierungspotenzialen und Weiterentwicklung interner Prozesse
Anforderungen:
Kaufmännische Ausbildung, Studium oder ein anderer passender beruflicher Hintergrund
Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie eine sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise
Hohe Serviceorientierung und Freude an der Unterstützung von Kollegen
Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten gegenüber Mandanten
Lösungsorientierte und pragmatische Arbeitsweise mit gutem Gespür für Prioritäten
Klare und wertschätzende Kommunikation
Selbstständiges, strukturiertes Arbeiten mit hohem Verantwortungsbewusstsein
Proaktive Arbeitsweise und Fähigkeit, den Überblick bei vielfältigen Themen zu behalten
Mitdenken und proaktives Einbringen von Ideen zur Prozessoptimierung
Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und schnelle Einarbeitung in neue Systeme
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