Executive Assistant & Office Management (gn)

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Leitung im Tagesgeschäft und sorgen mit Ihrer Diskretion sowie Ihrem professionellen Auftreten für einen reibungslosen Büroalltag. Sie koordinieren organisatorische Abläufe und übernehmen eigenständig verschiedene Aufgaben im Sekretariat.

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Buchung und Kostenabrechnung
• Professionelle Vor- und Nachbereitung von Terminen in enger Abstimmung mit den Referentinnen und Referenten
• Eigenverantwortliche Termin- und Kalenderkoordination unter Berücksichtigung von Prioritäten und Fristen
• Freundliche und professionelle Betreuung von Besuchern und Gesprächspartnern
• Entgegennahme von Telefonaten und zuverlässige Weiterleitung von Anfragen
• Sorgfältige Pflege von Datenbanken und Aktualisierung relevanter Informationen
• Unterstützung der Leitung bei administrativen Aufgaben, der Dokumentenablage und vertraulichen Angelegenheiten
• Übernahme von Sonderaufgaben zur Sicherstellung eines professionellen Sekretariatsablaufs

Ihre Fähigkeiten

• Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (gn), Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellter (gn) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Idealerweise mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, in der Assistenz oder im Office Management
• Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Sicherer und routinierter Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Sehr gute Ausdrucksweise sowie sichere Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Was wir bieten

• Moderner Arbeitsplatz in entspannter Atmosphäre
• Ein Team, das wirklich zusammenhält
• Flexible Home-Office-Möglichkeiten und echte Work-Life-Balance
• Gesundheitsangebote
• Fahrtkostenzuschuss
• Direkte Vermittlung