Nous sommes une entreprise spécialisée dans le bâtiment et la rénovation tous corps d'état, franchisée du réseau AVENIR RÉNOVATIONS, située à Marseille (13002). Nous recherchons un secrétaire administratif pour participer à la gestion administrative, commerciale et au suivi de nos chantiers.
Gestion administrative et relation clients
Accueil téléphonique, gestion des courriels et courriers, classement et archivage des documents.
Création, mise à jour et suivi des dossiers clients, fournisseurs et partenaires.
Mise à jour des tableaux de suivi et outils de gestion internes.
Suivi commercial, facturation et comptabilité administrative
Préparation et suivi des devis, factures, acomptes, règlements et relances clients.
Suivi des commandes, factures fournisseurs et échéances de paiement.
Collecte, vérification et transmission des justificatifs et pièces comptables au cabinet comptable.
Gestion administrative des chantiers
Préparation des dossiers d'ouverture et de clôture de chantier.
Suivi administratif des artisans et sous-traitants, des commandes et des interventions.
Collecte et contrôle des assurances, attestations et documents réglementaires BTP.
Suivi des réceptions de travaux, réserves éventuelles et documents associés.
Mise à jour des outils et dossiers liés à la franchise AVENIR RÉNOVATIONS.
Administration du personnel et suivi des apprentis
Mise à jour des dossiers du personnel et préparation des éléments variables destinés à la paie.
Suivi des visites de médecine du travail, formations, habilitations et échéances RH.
Gestion administrative des équipements de protection individuelle (EPI): dotations, renouvellements et traçabilité.
Suivi des apprentis: contrats, relations avec les CFA, absences, échéances et dossiers Constructys.
Profil recherché
Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aisance informatique.
Rigueur, sens de l'organisation, discrétion, esprit d'équipe et bon relationnel.
Bonne communication écrite et orale; intérêt pour le secteur du bâtiment apprécié.
3 An(s), Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, S, Classer des documents, S, Utiliser les outils numériques, S