Assistant / Assistante administration des ventes (H/F)

Missions principales:

• Traitement des commandes client et fournisseur via notre ERP (outil de gestion des commandes).
• Être l'interlocuteur privilégié des Commerciaux et Agents de JASMIIN pour tout le cycle de vie logistique et administrative de leurs commandes.
• Gestion de la logistique, des états des stocks: affrètement des transporteurs et suivi de notre prestataire en préparation de commande.
• Être en lien avec nos fournisseurs: transmission des commandes, mise à disposition des produits, enlèvement des commandes, suivi des disponibilités et tarifs, demande d'échantillons.
• Être en soutien aux commerciaux pour la rédaction des offres commerciales, des supports de vente, des documents de présentation de nos références.
• Préparer les dossiers pour les rendez-vous des commerciaux (statistiques, CA, volume, fiches produit.)
• Réaliser les dossiers administratifs suite aux sélections de nos références (sur les interfaces ou matrice des clients)
• Traitement du courrier, classement et archivage, mise à jour des annuaires et base de données
• Support à la comptabilité: facturation, notes de frais, classement, éléments contractuels avec les clients et fournisseurs...
• Répondre au téléphone et renseigner vos interlocuteurs: clients, fournisseurs, logisticiens et membres de l'entreprise.

Missions complémentaires (suivant vos compétences):

• Gestion du contenu du site internet de vente en ligne et traitement des commandes reçues
• Développer nos supports de communication et, optionnellement, notre site de vente en ligne.
• Préparation administrative et logistique des salons et dégustations.
• Participer au développement de notre sourcing et au travail sur le marketing des vins et la communication de JASMIIN (nouveaux produits, gamme, habillage, conditionnement, PLV.)
• Dossier et formalités administratives pour l'Export

Contexte du poste:

• Le poste est situé sur la commune de L'Union près du Centre Commercial Saint Caprais
• L'équipe Administrative est répartie entre Toulouse et Agen.
• Le périmètre du poste s'adaptera et évoluera suivant votre profil et compétences.

Vos différents interlocuteurs:

• En interne:
  o Avec l'équipe d'Administration des Ventes qui vous formera et qui organisera votre travail.
  o Avec tous les commerciaux et le PDG pour le support à leurs activités ainsi que les agents commerciaux
• En externe: principalement avec nos fournisseurs, les logisticiens et transporteurs ainsi qu'avec les équipes administratives de nos clients

Compétences obligatoires:

• Aisance avec l'informatique dont principalement avec la suite Office: Excel, Word et Outlook.
• Savoir rédiger des mails et échanger avec des clients professionnels
• Aimer répondre au téléphone, être accueillant et communiquer avec de très nombreux interlocuteurs
• Savoir travailler dans une structure PME qui demande une grande polyvalence.

Idéalement mais non obligatoire: appétence avec les produits que nous commercialisons (Vins, bières et Champagnes.) et/ou aimer la cuisine.

Principales qualités à avoir pour ce poste:

• Polyvalence et capacité d'adaptation
• Implication et rigueur
• Autonomie
• Discrétion car vous aurez accès aux données clés de l'entreprise
• Partager les valeurs de l'entreprise et des produits que nous commercialisons