SECRÉTAIRE / ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) BTP - GROS ŒUVRE H/F (H/F)

Dans le cadre de son activité à Laigneville (oise), notre entreprise familial (40 salariés) spécialisée dans le BTP et le gros œuvre recherche un(e) Secrétaire / Assistant(e) administratif(ve) BTP expérimenté(e).
EXPERIENCE OBLIGATOIRE DE 7 ANS A 10 ANS
Véritable interface entre la direction, les conducteurs de travaux, les équipes de chantier, les sous-traitants et les fournisseurs, vous assurez la gestion administrative de l'entreprise et le suivi des dossiers de chantiers.
Vous intervenez notamment dans la gestion des marchés publics et privés, la préparation des dossiers d'appels d'offres et le suivi administratif de la sous-traitance.

Vos missions principales:

1. Gestion administrative courante
   -Assurer l'accueil téléphonique et physique, ainsi que la gestion des courriels.
   -Rédiger, traiter et assurer le suivi des courriers et documents administratifs.
   -Gérer les courriers recommandés et les fournitures de bureau.
   -Assurer le classement, l'organisation et l'archivage des documents.
   -Participer aux différentes tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
2. Gestion des appels d'offres

• Préparer, constituer et déposer les dossiers de candidature et de réponse aux appels d'offres.
• Maîtriser les procédures de dématérialisation et les plateformes dédiées aux marchés publics.
• Préparer les pièces administratives: DC1, DC2, DUME, attestations et autres documents requis.
• Vérifier la conformité et la validité des pièces administratives avant leur transmission.
• Assurer le suivi administratif des dossiers de marchés publics.

1. Suivi administratif des chantiers

• Préparer et assurer le suivi administratif des dossiers de chantiers.
• Assurer la liaison entre la direction, les conducteurs de travaux et les équipes de chantier.
• Collecter, vérifier et suivre les documents administratifs et réglementaires nécessaires au bon déroulement des chantiers.
• Assurer le suivi administratif des sous-traitants et des fournisseurs.
• Pointage des commandes avec les factures.
• Assurer le suivi administratif du parc de véhicules de chantier.

1. Gestion administrative de la sous-traitance

• Préparer et rédiger les contrats de sous-traitance.
• Constituer et suivre les demandes d'agrément des sous-traitants.
• Vérifier et suivre les documents obligatoires: Kbis, attestations URSSAF, assurances, PPSPS et autres pièces réglementaires.
• Veiller à la mise à jour des dossiers des sous-traitants et au respect des obligations administratives.

1. Gestion de la facturation et des outils administratifs

• Assurer le pointage et le suivi des factures fournisseurs et sous-traitants.
• Maîtriser le portail CHORUS PRO pour le dépôt et le suivi des factures, notamment dans le cadre des marchés publics.
• Utiliser les outils bureautiques pour le suivi administratif et la mise à jour des tableaux de bord.

Profil recherché
Vous justifiez idéalement de 7 à 10 ans d'expérience en secrétariat ou assistance administrative dans le secteur du BTP, avec une expérience significative en gros œuvre.
Vous possédez une bonne connaissance de l'environnement des chantiers, du vocabulaire technique du bâtiment, des marchés publics et des procédures administratives liées à la sous-traitance.
Compétences requises

• Expérience confirmée en secrétariat BTP ou en assistanat administratif dans le secteur du bâtiment.
• Bonne maîtrise des marchés publics et des dossiers d'appels d'offres.
• Connaissance des procédures de sous-traitance et des documents réglementaires du BTP.
• Maîtrise de Word et Excel.
• Bonne connaissance de CHORUS PRO et des plateformes de dématérialisation.
  -Excellentes capacités rédactionnelles
  Qualités recherchées:
• Organisée, rigoureuse et méthodique.
  -Autonome, réactive et polyvalente.
  -Capable de gérer les priorités et de respecter les délais.
  -Dotée d'un bon relationnel
  -Discrète, fiable et professionnelle